¿Cuál es tu forma habitual de procesar facturas? ¿Es un proceso demasiado laborioso, lento e ineficiente? ¿Cuánto tiempo esfuerzo y dinero inviertes en la contabilización manual de las facturas recibidas?
Antes de que respondas, déjanos decirte algo... Digitalizar facturas no es solo reducir el uso del papel en tu negocio y sus problemas de gestión y archivo asociados. Es mucho más que eso.
Es un proceso vital en la estrategia de transformación digital y ahorro de costes de las empresas. En definitiva, es transformar los documentos en papel en formato digital, algo que puede lograrse fácilmente con un sistema de gestión documental.
A simple vista, el proceso de digitalización puede parecer complejo, pero, en realidad, no lo es. ¡Acompáñanos y descubre cómo digitalizar tus facturas de manera correcta!
Digitalizar facturas es transformar los documentos en papel a formato digital. Esto es posible gracias a los sistemas de gestión documental. Las soluciones o herramientas que ofrecemos en Docunecta te permiten adaptar digitalmente tu empresa para facilitar el teletrabajo y la transformación digital.
No solo podrás transformar tus facturas en formato electrónico, sino almacenar y recuperar documentos de forma instantánea, automatizar flujos y procesos documentales, extraer datos de tus documentos escaneados y en formatos digitales para incorporarlos en programas de gestión, y transformar y distribuir documentos de forma sencilla.
En Docunecta te damos la oportunidad de llevar a cabo la factura certificada para tener tu documentación en formato digital y destruirla cuando desees. La factura certificada es aceptada por la Agencia Tributaria y es perfecta para certificar cuando haces el escaneado del documento original.
Este certificado permite digitalizar expedientes administrativos y documentos informativos, entre otros. Además, es muy útil para la automatización y contabilización de los documentos. Su filosofía se basa en ofrecer al cliente la posibilidad de escanear directamente la documentación y subirla a la aplicación, donde el OCR (Optical Character Recognition) lee toda la información y genera un asiento contable en su programa de contabilidad.
Es una solución perfecta para las empresas que gestionan un volumen elevado de facturas, como las gestorías u otras compañías de mayor tamaño. ¿Eres una de ellas?
Queremos compartir contigo las principales ventajas de digitalizar tus facturas. No te arrepentirás de invertir en un programa de gestión documental capaz de trabajar con ellas automáticamente. Y mejor aún, sin correr el riesgo de ser manipuladas de forma manual. En 3 palabras: optimización, metadatos y firma electrónica.
Toma nota de los beneficios de digitalizar tus facturas:
Deja de pensar que se trata de un proceso laborioso. Lo verdaderamente costoso es invertir demasiado tiempo y recursos en la gestión de tus facturas pudiendo digitalizarlas automáticamente. La gestión documental no es un sistema caro de implantar. Al contrario, sirve para ahorrar costes, entre otras cosas. Estarás transformando uno de los procesos más laboriosos de la empresa.
Tu negocio lo necesita.
Imagina que quieres digitalizar las últimas facturas generadas en tu empresa con un sistema de gestión documental. ¿Por dónde empezamos?
Fácil y rápido. Entre las principales características del sistema están:
Ahora que ya sabes cómo digitalizar facturas, es el momento de profundizar en las herramientas empleadas para conseguirlo.
¿Sabías que una correcta organización implica utilizar los mejores programas de gestión de documentos? ¿Y que, además, eso llevaría a tu empresa a lo más alto? Y todo gracias a la utilización adecuada de los recursos, el personal y una clasificación documental impecable.
Te dejamos algunas herramientas que puedas utilizar para la digitalización de tus facturas:
Es el sistema que utiliza Docunecta para extraer fácil y automáticamente datos de los documentos escaneados y en formatos digitales para incorporarlos en los programas de gestión.
Es un software de escaneo de facturas a través de un sistema automatizado. A partir de una factura escaneada se reconocen los datos y se generan asientos contables.
Este programa online permite el acceso desde cualquier lugar, así como controlar cobros. Desde este sistema se pueden visualizar fácilmente las facturas.
Aunque todas estas herramientas son útiles, cada una tiene sus propias ventajas competitivas. Sin ir más lejos, estas son las claves que hacen diferente DocuXtract: es compatible con cualquier CRM o ERP, cuenta con múltiples plantillas de documentos, permite el control del tipo de campos que se definen, no tiene límites de reglas de identificación, presenta un módulo de reconocimiento de código de barras opcional , identificación y separación de documentos y firma electrónica.
Cabe destacar el papel protagonista del Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). Sin duda, esta tecnología está cambiando la forma en que guardamos y almacenamos nuestros documentos.
¿Apuestas por la digitalización inteligente de la facturación? No te pierdas el final.
La gestión documental de Docunecta permite digitalizar tus facturas de manera rápida, cómoda y sencilla, siempre con la ayuda de su equipo profesional. A continuación, te mostramos las claves del proceso:
La correcta organización a través de los programas de gestión de documentos llevará a tu empresa a lo más alto.
En Docunecta, te ayudamos a hacer frente a estos problemas con un software que te permitirá digitalizar facturas en cuestión de segundos.
DocuXtract es un sistema sencillo que te apoyará en multitud de cuestiones, algo que se traduce en facilidad de las tareas y en claridad de los procesos.
Muchas empresas generan un gran volumen de facturas de distinta naturaleza, lo que implica movilidad del equipo directivo y un proceso de validación lento al trabajar con papel. Como consecuencia, se produce un alto coste administrativo, un proceso de contabilización y aprobación muy ineficaz y grandes dificultades para la consulta de la documentación.
DocuXtract es todo lo que necesitas para reducir los tiempos, mientras ganas en control de procesos, mejora de la seguridad y el acceso a la documentación.
Estamos acabando este post y toca poner la guinda al pastel. ¿Y qué mejor forma que hacerlo contigo? Llámanos y resuelve todas tus dudas. Son muchas las empresas que ya han dado el paso.