En el trabajo cotidiano en tu empresa a menudo ocurrirá que varias personas tengan que trabajar a la vez en el mismo documento. Esto implica el peligro de que se genere un problema: que haya un conflicto de versiones.
Es decir, que alguien haga una modificación del documento sin que el resto de interesados sea informado.
Así, se da el riesgo de que falle la coordinación y se ralentice el flujo de trabajo, o incluso, en circunstancias excepcionales, de que se pierda información y la tarea quede sin completar.
Para evitar estas dificultades se ha desarrollado el concepto del control de versiones de documentos.
¿Quieres saber en qué consiste y qué ventajas aporta? ¡En este artículo encontrarás una explicación detallada!
Guillem Borrell, analista de la Universidad Politécnica de Madrid, define el control de versiones como “los métodos y herramientas disponibles para controlar todo lo referente a los cambios en el tiempo de un archivo”.
Según explica, es poco probable que cualquier documento que se genere quede correcto en la primera escritura. Lo habitual es que se vayan haciendo correcciones y ampliaciones que modifiquen el contenido original en varias ocasiones. Y más en casos en los que no hay un solo autor, sino varios de forma conjunta.
Una versión es el estado en que queda el documento tras cada una de las modificaciones que se van haciendo. Partiendo del original, cada aporte va constituyendo una versión nueva. Borrell recuerda que no existe un criterio estandarizado para ir nombrando estas versiones, pero que una forma muy habitual es utilizar un sistema de tres números (por ejemplo, Documento 1.0.0):
El objetivo del control de versiones de documentos es llevar un registro de todos estos cambios, de manera que en todo momento se sepa cuál es la versión más actual y se pueda volver rápida y fácilmente a alguna versión anterior si se necesita (por ejemplo, si se ha detectado un fallo en algún momento).
En caso de tareas colaborativas, además, el control de versiones también permite conocer la identidad de quien haya creado cada versión y el momento concreto en que lo hizo, lo que sirve si necesitas pedir las responsabilidades correspondientes por algo que no sea correcto… o felicitar al autor de un trabajo particularmente bien desempeñado.
Para que el control de versiones de documentos sea eficaz se ha desarrollado una serie de herramientas de uso habitual. Te enumeramos algunas de ellas:
Antes la única forma de hacer todo esto era analógica, “a mano”, pero actualmente la tecnología y la digitalización permiten que todas estas tareas se desarrollen de forma automatizada por medio de software.
Un buen programa de gestión documental debe incluir todas o la mayoría de estas herramientas, permitiendo a los usuarios beneficiarse de ellas en su trabajo cotidiano a través de la red.
Para la gestión documental en el ámbito corporativo es prácticamente imprescindible que haya un sistema de control de versiones de documentos.
Si no existiera, tendrías que generar una copia nueva del documento entero por cada vez que se hiciera alguna modificación, por menor que fuera, con los problemas que eso supone tanto para gestionar la cantidad de archivos como para almacenarlos convenientemente.
O bien, renunciar a conservar las distintas versiones, con el riesgo de perder información que eso supone, así como la desaparición de la posibilidad de volver a versiones anteriores para corregir errores.
Por eso, un software de gestión documental orientado a tu empresa, como el de Docunecta, debe incluir un sistema de control de versiones de documentos eficaz. Mediante este control se consiguen varios beneficios muy importantes, entre los que destacan:
Como ves, conviene que te asegures de que el sistema de gestión documental que contrates para tu empresa incluye alguna tecnología de control de versiones de documentos, puesto que cubre necesidades que serán básicas en tu día a día. Eso sí, también es recomendable que elijas un software adaptable a tus necesidades. En función de las características de tu compañía, puede que haya servicios que supongan un alto coste aportando funcionalidades que quizás realmente no necesites.
Si quieres seguir aprendiendo de qué manera la gestión documental y sus distintas características pueden aportar ventajas en la actividad cotidiana de tu empresa, permanece pendiente a nuestro blog, donde iremos contándote las claves de su funcionamiento. Y si te surge cualquier duda, ¡Pregúntanos! Estamos a tu disposición para resolver tus consultas.