La gestión documental se ha convertido en una parte fundamental del éxito de las empresas hoy en día. Su capacidad para encontrar la manera más eficiente de almacenar y organizar archivos conduce al aumento de la productividad y a la reducción de los problemas que derivan de la gestión del papel.
La persona encargada de detectar esta necesidad en las empresas es el CIO o director de sistemas de información, quien también cuenta con otras responsabilidades como: garantizar la integridad y la disponibilidad de la información contenida en las bases de datos de la empresa y su adaptación a las políticas de seguridad, proveer los sistemas informáticos requeridos para apoyar las labores de soporte y gestión, y administrar la infraestructura tecnológica de la empresa.
A continuación, queremos compartir contigo el papel que desempeña el CIO en la propuesta de implantación de programas y soluciones de gestión documental con docunecta.com.
La implantación de un gestor documental está dejando de ser una necesidad para convertirse casi en una obligación. El CIO debe ser capaz de apostar por nuevos sistemas que van surgiendo de la mano de las tecnologías con el objetivo de cubrir todas las necesidades de la compañía y del cliente. Sus preocupaciones van más allá, de manera que necesitan tomar decisiones de compra en base a la información que reciben de su equipo de trabajo o de otros puntos de información (internet, medios de comunicación, etc.).
Antes de lanzarte a la transformación digital del negocio desde el paso del papel al mundo digital, es importante que te hagas estas preguntas. Si la mayoría de tus respuestas son afirmativas, es el momento de plantearse la implantación de un gestor documental. Empezamos:
La cantidad de datos que se manejan a diario en las empresas hace que los sistemas de gestión tradicionales queden obsoletos. De hecho, hay datos que demuestran que el volumen de información dentro de estas crece al 200% anual. De esta forma, se hacen necesarias herramientas que ofrezcan garantías de seguridad y agilidad en los procesos.
La implantación de un sistema de gestión documental no conlleva una transformación digital por sí sola, pero es parte del proceso. Este paso debe ir acompañado de un cambio cultural que se basa en el fomento de la innovación, la creatividad y la colaboración. Las ventajas que lleva consigo la transformación digital vienen marcadas por:
Un largo etcétera da continuidad a las ventajas de la gestión documental en las empresas. Cada negocio cuenta con unos retos específicos, pero la transformación digital es común entre todos ellos. Aunque puede que el CIO ya tenga en mente algunos motivos para llevar a cabo el paso del papel al paradigma digital, hay una serie de razones que justifican esta decisión:
Toda esta información te será muy útil si existe preocupación en ofrecer una experiencia de cliente que mantenga la competitividad, y, por último, si eres un responsable TI que intenta proveer la tecnología necesaria para prestar servicios más valiosos a los usuarios, y reducir los costes.
La información que contienen nuestros documentos es la savia que nutre los procesos que se desarrollan dentro de la organización. Los flujos de trabajo que se basan en el papel siempre han sido un vehículo de intercambio de información, y aunque la impresión y el papel pueden parecer marginales, muchos documentos decisivos siguen procesándose de esta manera.
Esta es la razón por la que los cambios que impulsa la gestión documental tienen un gran potencial para transformar la manera de trabajar de las compañías. Y lo mejor de todo, los cambios o efectos positivos que aporta un gestor documental pueden traducirse en historias de éxito que demuestra que la transformación digital puede alcanzar los objetivos que deseamos.
¿Estás preparado para afrontar el paso del papel a digital? ¿Conoces los sistemas que necesitas para gestionar eficazmente tus documentos?
Pregúntanos todas tus dudas. En Docunecta estaremos encantados de escucharte.