¿Tu trabajo depende directamente del valor de las actividades que se llevan a cabo en los departamentos de tu empresa? ¿Qué estás haciendo para mejorar la comunicación y el acceso a la información en ella?
El trabajo colaborativo es fundamental en las compañías de hoy en día. Constituye los grupos de personas que deben intervenir para aportar sus ideas y conocimientos con el fin de alcanzar una meta común: una estrategia de marketing que implica la colaboración de todos los miembros de un departamento; la facturación anual de una compañía, donde debe darse la coordinación entre el áreas administrativa y contable; etc.
En todas las empresas existen actividades que requieren el trabajo colaborativo para garantizar una comunicación estable y fluida con el fin de alcanzar los objetivos marcados previamente. En este post, vamos a hablar de la gestión documental por haberse convertido en una de esas herramientas facilitadoras de la comunicación y el acceso a la información almacenada por la empresa.
El software de gestión documental se ha convertido en un factor competitivo para las empresas por varias razones: agiliza sus procesos de búsqueda y recuperación de datos, reduce los tiempos y los gastos, aumenta el espacio físico de la oficina y la productividad, etc. Sin embargo, pese a la gran cantidad de beneficios que supone para la empresa, existe otra ventaja fundamental: facilita la colaboración de los distintos departamentos. Las razones te las explicamos a continuación:
¿Y sabes qué? El software de gestión documental de docunecta.com permite la integración absoluta con otros sistemas Office, ERP, etc. En definitiva, se trata de una plataforma unificada que aumenta la eficiencia y la productividad de la compañía.
Una vez, el gerente de una empresa notó que no conseguía los resultados que estaba buscando. Algo fallaba una y otra vez, y aunque el problema no venía directamente de él, era provocado por su equipo, que no respondía a las expectativas. Hoy en día, este no es un problema excepcional, sino común a muchas empresas. Así que, teniendo en cuenta que la principal responsabilidad del gerente está en conseguir los objetivos de cada una de las áreas, las organizaciones han visto en la gestión documental una solución a sus problemas.
Estos sistemas facilitan el trabajo en equipo, aportan flexibilidad, e incrementan el nivel de motivación entre el personal al ver mejorados los frutos de su trabajo. El gerente es el nexo de unión entre la motivación, la productividad y los empleados, y tiene en sus manos el poder de generar el sentimientos de unión, pertenencia y facilitar el intercambio de comunicación. Desde luego, su trabajo también mejorará.
No obstante, hay que tener clara una cosa: el trabajo en equipo no es igual al trabajo colaborativo. El segundo es mucho más complejo y eficiente. Es la colaboración de distintas personas que aportan recursos, herramientas o soluciones para alcanzar un objetivo común. Cuando esta colaboración se da entre las áreas, hablamos de grupos de personas que trabajan con otros grupos, pero la colaboración también puede darse entre empresas.
Si todavía no cuentas con un plan estratégico para reducir tus costes y aumentar la productividad, mira los beneficios que puedes obtener con un software de gestión de documentos:
Aplicar el trabajo colaborativo en el entorno profesional puede parecer una tarea complicada, pero no hace falta ser una gran empresa y contar con múltiples departamentos para desarrollar la colaboración. También puede aplicarse en las funciones que desempeña en su actividad profesional a diario. (No te lo pierdas en el siguiente apartado).
Independientemente de tu estructura empresarial, los empleados de tu compañía realizan tareas de recursos humanos, compras, ventas, etc. ¿Verdad?
Todo se resume en: eficacia, eficiencia y efectividad. ¿Te atreves a dar el paso?