Organización de tareas. Eso que todos los que tenemos un negocio necesitamos. Porque tener tareas organizadas es sinónimo de productividad, eficiencia y toma de decisiones simplificada. Y simplificar es necesario para mejorar los resultados de la empresa, que es la razón por la que nos embarcamos en este viaje.
Afortunadamente, existen varias técnicas destinadas a la coordinación adecuada entre el personal implicado en cada parte de la actividad productiva de los negocios. El workflow o flujo de trabajo es una de ellas.
Sigue leyendo, porque vamos a explicar con todo lujo de detalles qué es un workflow, cómo ayudará en la gestión de tu empresa y por qué es una de las maneras más eficaces de conseguir resultados excelentes.
Un workflow es un conjunto de pasos necesarios para completar una tarea o proceso. Puede incluir tanto acciones manuales como automatizadas, y se puede representar gráficamente como un diagrama de flujo para identificar puntos de bloqueo o cuellos de botella.
Los flujos de trabajo pasan por el análisis de una serie de puntos clave: cómo se realizan y estructuran las tareas, cómo influye la información, cómo se hace seguimiento, herramientas necesarias para su gestión, orden que siguen las tareas, forma de sincronizarse, etcétera.
Las acciones cotidianas de una organización pasan por diferentes procesos que deben completarse para garantizar que el producto o servicio que ofrece cumpla con las expectativas del cliente. El workflow es la metodología que permite mantener el orden y garantizar que todo funcione como estaba previsto.
Sigue leyendo para pasar de la teoría a la acción, vamos a ver algunos ejemplos de workflow habituales en las empresas.
Nos ponemos en situación. Tu empresa cuenta con un flujo de trabajo para describir el proceso de revisión y aprobación del contenido de una guía para comprar productos en un eCommerce:
Disponer de este proceso automatizado no solo facilitará el trabajo de las partes implicadas, sino que aumentará la eficiencia de la empresa. Mostrar estos pasos por escrito no es precisamente un workflow, pero es un buen punto de partida para comprender su funcionamiento.
Veamos otros ejemplos de workflow:
Muchas empresas de todos los sectores disfrutan de los beneficios de la automatización. Las estadísticas validan este hecho: “La automatización del marketing incrementa los ingresos en un 417% aproximadamente” y “ayuda a aumentar la productividad de ventas en más de un 14,5%”. (Affde)
Más adelante, te contaremos cuáles son las ventajas de utilizar los flujos de trabajo en la empresa.
Encontrar el punto de unión entre el workflow de los procesos de negocio y los documentos que los acompañan es un reto habitual y diario en las empresas. En la actualidad, las herramientas de gestión documental buscan facilitar esta tarea mediante funcionalidades de control y automatización de flujos de trabajo.
Los gestores documentales son programas que permiten a las empresas administrar y compartir sus documentos de forma segura. Ofrecen una variedad de funciones, como la creación y edición de documentos, el almacenamiento en la nube, el control de versiones, la búsqueda y la indexación, la gestión de permisos y el acceso a documentos desde cualquier dispositivo.
En definitiva, los gestores documentales favorecen el movimiento automatizado de documentos mediante la correlación de acciones relacionadas con un proceso de negocio. En los flujos de trabajo, cada documento queda asociado al estado en el que se encuentra en todo momento. Por ejemplo, un albarán puede estar en distintas situaciones: recibido, aprobado, firmado, etc., y el administrador podrá controlar su estado cuando lo necesite.
¿Sabías que el control de workflows supone la máxima automatización de los procesos empresariales, donde los documentos pasan de un trabajador a otro, según el procedimiento definido? Y eso no es todo, sigue leyendo para saber cómo se crean estos flujos.
En el momento de implementar un sistema de workflow en tu negocio, conviene seguir un orden, ¡toma nota!
Repite el proceso hasta conseguir el resultado que deseas.
Ahora que ya sabes qué es el workflow, deducirás que puede aplicarse a todo tipo de tareas en las que existe un punto común: la generación de un gran volumen de documentos. Trámites legales, gestión de recursos humanos, facturas, circulares internas, etc.
Disponer de un software de workflow te facilitará la vida de muchas maneras:
La automatización de los flujos de trabajo es una de las principales funcionalidades del gestor documental. Es una herramienta muy útil para optimizar el trabajo en equipo y mejorar la productividad. Permite crear workflows automatizados, asignar tareas a los miembros de los equipos, establecer plazos y notificar a los usuarios de las tareas pendientes, entre otras cosas. Pero eso no es todo.
En las siguientes líneas, te contamos con detalle todas las ventajas del software de workflow.
Los flujos de trabajo tienen muchas ventajas para las compañías, incluyendo:
Si, además, automatizamos estos flujos con un software de workflow adaptado a las necesidades de tu empresa, las ventajas se multiplican:
Lo mejor de todo es que estas ventajas significan una mejor atención al cliente final. ¿Tus empleados tienen dificultades para conocer el estado de sus tareas habituales? ¿Los procesos de trabajo definidos son poco eficientes? ¿Pierdes demasiado tiempo buscando información a la hora de tomar decisiones estratégicas?
Quizás, haya llegado el momento de automatizar los procesos productivos de tu empresa. En Docunecta, podemos ayudarte a salir de dudas.