Uno de los objetivos principales del gerente de la empresa es utilizar los recursos de forma eficiente para obtener beneficios en la organización. No obstante, también controlará, planificará y organizará la compañía y a las personas. Hará todo lo posible para que cada área alcance sus objetivos. La organización debe ser uno de sus puntos fuertes para que se puedan administrar los recursos de la forma más eficiente posible.
El gerente también puede dirigir y liderar equipos de trabajo en algún momento, ya que cuenta con la adaptabilidad, el conocimiento, el liderazgo y la inteligencia emocional necesarios para llevar a cabo esta labor.
A lo largo de este post, queremos contarte de manera más extensa en qué consiste el rol del gerente en la empresa y cómo puede beneficiar la gestión documental en sus tareas.
Cuando nos referimos al gerente, debemos saber que existen distintos roles: desde el gerente de planta, producción, psicología y producción, hasta el gerente de finanzas, ventas, contabilidad, recursos humanos y comercial. En esta ocasión, vamos a escoger este último para abordar cuáles son sus responsabilidades dentro de la compañía:
Este gerente debe contar con características particulares, así como con la motivación suficiente para dirigir y escuchar. No obstante, aunque existe el gerente de producción como tal, todos deben trabajar para incrementar la productividad y satisfacer a los empleados de su equipo.
Después de leer algunas de las principales labores de los gerentes en las compañías, puede que te estés preguntando cuál es la relación que mantienen con la gestión de los documentos.
Si tenemos en cuenta que sus principales preocupaciones son: transmitir a los clientes su ventaja competitiva o valor añadido y su capacidad de demostrar que pueden resolver sus necesidades o problemas, y, además, recordamos que entre los empleados existe preocupación por el tiempo que pierden en buscar determinados papeles y el desorden documental de la empresa, al gerente le corresponde intervenir en este problema.
El gerente es el responsable de ayudar a los departamentos a conseguir sus objetivos, y para ello, necesitan contar con las herramientas adecuadas, que hagan posible la agilidad, ahorren tiempo y dinero. Muchas compañías siguen dando prioridad a procesos tradicionales, y cuando necesitan acceder a un documento de inmediato, pierden demasiado tiempo buscando en estanterías, en carpetas, o simplemente en una computadora que no cuenta con ningún tipo de organización.
Los documentos son necesarios para cualquier tarea que queramos realizar: firmar un contrato, enviar un albarán, realizar una factura, consultar una nómina, revisar un pedido, etc.
Imagina la cantidad de documentos que almacenan las compañías en su día a día. El acceso rápido y la disponibilidad de los datos es garantía del buen funcionamiento y de la imagen de la compañía. Imagina por un momento que un cliente acude a ti porque necesita consultar el día que se realizó X pedido, o una factura, o cualquier otro documento. ¿Cuánto tiempo inviertes en su búsqueda?
La mayoría de las decisiones empresariales se basan en la información que almacenamos. ¡Cuídala!
Los distintos departamentos mejorarán su acceso a la información, lo que repercutirá en la mejora de los objetivos del gerente por varias razones:
En definitiva, la gestión documental con docunecta.com se ha presentado como un aire fresco al desorden documental que presentan muchas compañías. Reduce el tiempo que perdemos buscando documentación, evita la pérdida de papeles importantes y el desorden documental y la mala imagen, mejora el acceso y aumenta la productividad.