Como máximo responsable del control de las estrategias financieras de la empresa, el director administrativo financiero debe estar preparado para garantizar las condiciones de seguridad, administración y costes. El desarrollo y la supervisión de los procedimientos operativos y administrativos también están bajo su persona.
La reducción de costes innecesarios en papel es uno de sus principales objetivos, ya que le permite optimizar los recursos económicos que necesita la compañía y destinarlos a tareas que de verdad son necesarias. Sin embargo, muchas compañías destinan gran cantidad de dinero a materiales cada vez más innecesarios, como el papel, la tinta, etc., así como el tiempo invertido en buscar y almacenar documentos.
Con la gestión documental, este problema desaparece. Y a lo largo de este post vamos a contarte el porqué. ¡Descubre cómo reducir costes!
Desde luego, los recursos económicos son una parte indispensable de cualquier empresa (grande, mediana o pequeña), y ahorrar cualquier tipo de coste en ella es fundamental. Las finanzas del día a día, la decisión de intervenir en una actividad económica, y las fuentes de financiación poco adecuadas son algunas de las principales preocupaciones del director administrativo financiero.
Para hacer frente a sus desafíos, deben lidiar con los avances tecnológicos para convertirlos en una oportunidad y hacer que la administración de los resultados en cada área sea eficaz y productiva. Como consecuencia, el director necesita contar con herramientas para controlar la previsión de pagos y cobros, lo que garantiza que la empresa tenga suficiente liquidez.
Por este motivo, es indispensable que las empresas, más allá de su tamaño, cuenten con información disponible, clara, oportuna, relevante, útil y concisa para tomar mejores decisiones.
Seguro que ya has escuchado hablar de ella. Recibe el nombre de gestión documental y ha sido desarrollada para ayudar a las empresas a mantener sus documentos almacenados, disponibles y en buen estado a través del tiempo además de ayudar a reducir costes. El papel se deteriora, los documentos digitales, no.
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En plena era de la transformación digital, en las empresas es necesario disponer de sistemas eficientes y eficaces de gestión documental.
Una montaña de papeles sin leer en una esquina de la mesa. Un cajón con los albaranes de hace dos meses aún sin facturar. Los mensajes de reclamación de tus clientes acumulados en tu correo. Currículums que nadie ha revisado todavía. ¿Te suena familiar? El departamento financiero ha sentido la llamada de la transformación digital por varias razones:
A veces, el director administrativo financiero de las empresas pierde demasiado tiempo a la hora de ejecutar un informe, dar aprobación a un gasto, revisar facturas, etc. Al final, en su día a día realiza tareas que ya se ha acostumbrado a hacer manualmente, pero con la tecnología, pueden ser automatizadas. Y lo mejor de todo, ayuda a reducir costes de manera inmediata.
La gestión documental corre a la velocidad del futuro. No es gasto, es inversión.