¿Utilizas algún sistema para clasificar los documentos en tu compañía? En la actualidad, la mayoría de las empresas manejan un gran volumen de datos que almacenan en sus computadoras y dispositivos. Las más avanzadas cuentan con sistemas de gestión documental que les permite aumentar la productividad, ahorrar tiempo, costes y cumplir con las normativas de seguridad. No obstante, deben mantener operativa esta herramienta de acuerdo con los procedimientos establecidos, así como supervisar y actualizar los elementos. El objetivo final es garantizar la vigencia y la trazabilidad de los documentos y la información contenida en ellos.
Presta atención. Porque hoy vamos a compartir contigo cuáles son esos sistemas de clasificación de documentos ideales para cuidar de tu información. Es importante saber reconocer cuáles son los soportes más utilizados, así como sus características.
Todos hemos ordenado alguna vez nuestros documentos en base a criterios básicos, como: la cronología, el orden alfabético, el tamaño o el sistema decimal. Según la norma AENOR, podremos clasificar los archivos de forma estandarizada de tal manera que se adapten a las características del archivo. Mira los siguientes sistemas de ordenación:
Sin embargo, existen algunas excepciones en la clasificación que han sido recogidas por la normativa. Cuando vamos a clasificar personas en función de su primer apellido y es el mismo en los dos, se usará el segundo apellido para la clasificación, pero existen muchas otras excepciones que podéis consultar en la norma AENOR.
A pesar de que estos sistemas siguen siendo muy utilizados por muchas empresas, la digitalización y la gestión de documentos electrónicos ha traído consigo nuevos métodos de clasificación:
El tipo de sistema de clasificación elegido dependerá de los objetivos, las características y las exigencias de la empresa. En definitiva, debe ser estable, perdurable en el tiempo, objetivo, y estar sujeto en base a un criterio que nace de la naturaleza de los documentos.
Con el paso de los años, el uso de software de gestión documental ha ido creciendo en todo el mundo. En 2016, el 10% de todo el software utilizado estaba directamente relacionado con el archivo digital. Hoy en día, esas cifras siguen creciendo a medida que las empresas son más grandes, debido a la cantidad de documentos y flujos con los que operan.
No existe una fórmula perfecta para la los sistemas de clasificación de documentos en las grandes y medianas compañías, pero es importante utilizar la gestión documental y tener en cuenta los siguientes factores:
¿Y tú? ¿Cómo estás clasificando los documentos de tu negocio? Cuéntanoslo.
La clasificación es el proceso que permite agrupar de forma jerárquica los documentos, de acuerdo con los principios de procedencia, orden original u otros factores. Por lo general, se consideran tres elementos en este proceso: acciones, estructura orgánica y asuntos. Elijas el sistema que elijas para clasificar tu documentación, quedará concebido bajo conceptos que reflejan actividad y funciones propias de la empresa.
En definitiva, clasificar los documentos permite:
Hay que tener en cuenta, que la ordenación de documentos es un proceso posterior a la clasificación, lo cual nos permite: tener acceso a los datos, localizarlos rápidamente y facilitar su comprensión. Tanto la ordenación como la clasificación pueden realizarse con un gestor documental, centralizando las tareas y todo el proceso.
¿Estás preparado para empezar a clasificar tus documentos?