¿Sabías que solo el 20% de los documentos de las empresas está digitalizado y disponible para acceder y procesarlo? Así lo señala la revista Gerencia. Aunque es un dato que, lejos de subir como la espuma, aumenta poco a poco, es una necesidad cada vez más marcada en cada uno de los departamentos o áreas de las empresas.
RRHH, Organización, Operaciones, Marketing y Ventas, Comunicación y Sistemas sienten la necesidad de agilizar sus procesos de gestión documental en las grandes empresas porque así lo demanda el mercado. Y porque es una forma única de sacar el máximo provecho a la información. Es un arma poderosa para mejorar la toma de decisiones y optimizar todos y cada uno de los procesos de negocio. En las pequeñas compañías, esta necesidad se manifiesta en los departamentos comerciales y administrativo financieros.
Por eso, desde Docunecta queremos compartir contigo cómo influye la gestión documental en los objetivos de estas áreas. ¿Nos acompañas?
La agilidad y el aumento de la rentabilidad son dos objetivos presentes en todas las compañías y sus departamentos, independientemente de su tamaño o sector. En el caso de las pequeñas empresas, le gestión documental se manifiesta en áreas comerciales y administrativo financieras, generalmente:
La gestión documental aligera los procesos comerciales y facilita los procesos en la atención al cliente, la facturación, los pagos, etc. Esto se consigue gracias al orden y la localización de los datos del departamento, lo que permite acceder rápidamente a la información y atender las necesidades de los consumidores. La optimización de los procesos que interfieren directamente en el departamento comercial es clave para el crecimiento de la empresa, pues ya sabes que este es uno de los pilares más importantes.
Trabaja a diario con multitud de documentos, desde facturas hasta planteamientos, políticas, análisis y controles. En cualquier caso, este departamento es el encargado de hacer que la compañía funcione adecuadamente y garantizar su supervivencia. En este sentido, la gestión documental se hace necesaria para controlar los accesos y el tipo de acciones sobre ellos, aumentar la seguridad, ahorrar tiempo en la búsqueda de documentación y automatizar las tareas. La gestión administrativa y financiera de las pequeñas empresas necesita ir adaptándose para llevar a cabo una contabilidad y una facturación más ligeras y estar informados de su estado. Lo mismo ocurre con la información fiscal, financiera y laboral de la empresa.
Uno de los grandes objetivos de los gerentes de las empresas es el de velar por la consecución de los objetivos de cada una de estas áreas. Al tiempo, buscan conseguir el mayor beneficio posible, mantener e incrementar el nivel de motivación del personal que tienen a su cargo, maximizar la rentabilidad, posicionarse en el mercado, innovar, ser más productivos, rentables, y obtener grandes resultados.
El lugar en el que reside el camino para alcanzar todos estos objetivos es el de la optimización de las tareas, y por ello queremos destacar el papel de un sistema de gestión documental. Puede que este sea uno de sus mayores retos, pero también es posible que el crecimiento y la obtención de los resultados que están buscando requieran un paso más allá en la gestión de su información.
Finalizamos este post haciendo referencia a todas las empresas comerciales y aquellas que mueven una gran cantidad de documentación. Aquellas que sueñan con el orden, la inmediatez y el acceso rápido al archivo que están buscando.
Todo es posible.