¿Cuántas veces hemos entrado en una oficina y nos ha impresionado la inmensidad de archivos repartidos por todas las mesas y estanterías? Solo pensar en el caos que puede producir tantos papeles produce una sensación de vértigo.

Por muy bien que se quiera ordenar toda la documentación no es fácil cuando hay un gran volumen de trabajo. Por eso, se ha puesto tan de moda la digitalización de documentos con docunecta.com. Porque su utilidad es tan grande que después de usarla es imposible volver al anticuado sistema de acumulación de documentos.

Cada vez resulta más extraño entrar en una empresa que siga con ese método. Tanto es así, que las que aún existen parecen ancladas en un tiempo pasado. Porque al digitalizar se ha cambiado por completo la forma de trabajar en cualquier tipo de entidad. El procedimiento es muy sencillo y no necesita apenas inversión. Y para que no tengas que perder el tiempo en Docunecta lo hacemos por ti. ¿Quieres conocer las principales ventajas de la digitalización de documentos? Aquí tienes las más interesantes.

1. Facilita la búsqueda de los documentos

La búsqueda y recuperación de cualquier tipo de documento se acelera cuando están digitalizados. Esto hace que se pueda tener una mayor productividad, ya que no se pierde tiempo manejando interminables archivos. Está comprobado que en cualquier oficina se gasta hasta un 35% de la jornada en la búsqueda de documentos en formato de papel.

2. El espacio para almacenar papel se reduce

A menudo resulta un problema guardar tanta documentación porque se carece de espacio. Es imposible acumular tantos archivos un año tras otro. Hay muchas empresas que apenas tienen lugar para una pequeña oficina en la que no cabe más que lo necesario. El problema se soluciona fácilmente con la digitalización de documentos.

3. Se elimina el riesgo de extravíos y de deterioro

Muchas veces se pierden documentos por no haberlos archivado adecuadamente. Por eso, digitalizar facturas, expedientes o cualquier tipo de escrito es la mejor manera de asegurarnos que siempre lo tendremos disponible. Además, se evita el deterioro que conlleva el uso de papel, que con el paso del tiempo se puede convertir en ilegible.

4. Se pueden enviar fácilmente

Es muy sencillo hacer gestiones con los documentos digitalizados porque se pueden enviar a cualquier otra empresa o entidad que lo necesite para algún trámite. Se pueden enviar por correo electrónico o cargarlo en páginas de empresas que dispongan de este servicio.

5. La digitalización de documentos permite varias consultas a la vez

Estos documentos se pueden consultar desde distintos ordenadores y en distintos puestos al mismo tiempo. Es una forma muy eficaz de compartir información entre varios compañeros de una empresa o entre la empresa y otro organismo. Y todo esto sin tener que imprimir copias.

6. Se pueden obtener copias del original

Cualquier documento digitalizado puede imprimirse tantas veces como se quiera cuando es necesario. Con eso nos aseguramos de que tendremos una copia perfecta. El original siempre quedará intacto y su nitidez no se verá afectada, como ocurre con los documentos en papel que están muy manipulados.

7. Ventajas de la digitalización de documentos para limitar el acceso a la información

Mediante esta forma de almacenar datos es posible restringir el acceso a los documentos. Solo podrán consultarlos aquellas personas que estén autorizadas para ello con una clave. Además, es posible establecer diferentes niveles de privacidad, según los perfiles de cada uno de los usuarios.

8. Los documentos digitalizados son muy versátiles

Toda información digital tiene una ventaja muy útil y es que es susceptible de ser incorporada a cualquier tipo de documento electrónico. Además, puede modificarse y convertirse a distintos formatos, según para qué nos interese. Algo imposible en el caso de los documentos en formato papel.

9. Las imágenes de los documentos deteriorados mejoran

Cuando nos encontramos con un archivo antiguo es muy común que las imágenes que contiene estén dañadas. Al digitalizar documentos conseguimos que se mejoren notablemente gracias a una serie de programas. Además, podemos modificar cualquier texto sin que sea necesario volver a escribirlo entero.

10. Se ahorra dinero y se cuida el medio ambiente

Nunca pensamos en el dinero que desembolsan las empresas en tintas de impresora y papel. Pero el importe es realmente importante alto. Con la digitalización de documentos se consigue ahorrar bastante sin estos gastos. Además, restringiendo el uso del papel contribuimos al cuidado del medio ambiente.

Como verás, merece mucho la pena beneficiarse de todas las ventajas de la digitalización de documentos. No esperes para modernizar tu empresa y hacerla más productiva. Será una buena decisión.

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