Servicio de digitalización de documentos

Digitalización de Documentos

Con el servicio de digitalización de documentos podéis acceder a cualquier documento electrónico desde cualquier lugar en pocos segundos.

Convierte tus archivos de formato físico a digital con el servicio de digitalización, tanto aquellos que contengan sólo textos como imágenes, videos, negativos.

Dedica el tiempo que empleas en buscar información a otras tareas importantes que redunden en beneficios directos para tu negocio.

Una empresa eficaz y competitiva necesita la máxima productividad de sus trabajadores y una herramienta básica para conseguirla es la digitalización.

Una vez realizado el servicio de digitalización de documentos podemos automatizar procesos que nos permitan agilizar las acciones entre los diferentes departamentos

 

Principales ventajas de la digitalización de documentos

Reduce el tiempo de búsqueda y gestión de documentos y aumenta la productividad de todos los departamentos de tu empresa.

Mantén a salvo toda la información y evita la pérdida o extravío de documentos en papel (facturas, albaranes, contratos, planos, cartografía, imágenes, vídeos…)

Minimiza costes de mantenimiento, impresión y personal administrativo gracias a la una mejora en la organización de tus archivos.

Aumenta el espacio físico disponible en tu oficina, pasando grandes volúmenes de archivos al ordenador.

Empresas como despachos de abogados, bancos, instituciones, oficinas y sucursales bancarias, gestorías, colegios, academias, hospitales… pymes y profesionales de cualquier sector ya han dado el paso a la digitalización de sus documentos.

¿No crees que ha llegado el momento de que tu empresa también se beneficie de todas sus ventajas?

Elige entre una variada gama de servicios de digitalización de documentos según tus necesidades y aporta un valor añadido a tu organización. Analizamos tu negocio y te asesoramos para ofrecerte la mejor solución.

 

¿Cómo es el Servicio de Digitalización de documentos?:

  • Recogida de los documentos en cualquier punto de España, en caso de que optes por la digitalización en nuestras instalaciones.
  • Eliminación de cualquier elemento de unión como grapas, clips, carpetas…
  • Escaneado de los documentos: conversión de papel en imágenes electrónicas mediante la utilización de escáneres de media, alta media y alta producción y escáneres de planos.
  • Reconocimiento óptico. Configuración para realizar tratamiento de imágenes, validaciones sobre imagen y reconocimiento semiestructurado de formatos, caracteres, marcas, códigos de barras…
  • Grabación/verificación. Sistema de grabación inteligente, diseñado para minimizar el número de pulsaciones manuales complementarias, con procesos de doble grabación de campos críticos y control de calidad del 100% de las imágenes mediante la videograbación.
  • Validación. Introducción de reglas específicas, validación contra bases de datos, validación contra información de Host…
  • Exportación de datos e imágenes en formatos estándar(txt, mdb, xml y tiff, pdf…) y explotación web.
  • Entrega del resultante según el medio acordado previamente con el cliente (SFTP, DVD, Pen-drive, visualizador Web, etc). (Imágenes y datos)

Contamos con la última tecnología y escáneres de la mejor calidad así como un personal cualificado para que el proceso sea seguro y rápido.

Disfruta de las numerosas ventajas de tener toda la información en formato electrónico. Documentos en texto, imágenes, etc:

  • Convierte todos tus documentos en imágenes
  • Reduce la cantidad de archivos documentales en papel y ahorro espacio físico
  • Optimiza los flujos de trabajo con un ahorro de tiempo y personal
  • Desarrolla procesos de workflow a partir de imágenes
  • Accede de forma inmediata a las imágenes digitalizadas
  • Evita inversiones en hardwares y personal cualificado
  • Conserva los documentos originales en tus propias oficinas
  • Reduce costes y rentabiliza el tiempo de digitalizar tus documentos gracias a un personal altamente cualificado

Digitalización y custodia de documentos

La digitalización en nuestros centros de custodia cumple con las más estrictas medidas de seguridad y las exigencias de la LOPD.

Aseguramos la conservación intacta de todos los documentos custodiados entre los que contamos con información confidencial de suma importancia (estudios farmacéuticos, facturas de clientes y proveedores, nóminas de personal, informes jurídicos…).

Protegemos toda tu información, bajo unos parámetros de seguridad elevados, frente a robos, incendios, inundaciones, polvo, luz, humedad o plagas.

Instalaciones con la máxima tecnología en seguridad y sistemas de control interno que se caracterizan por:

  • Disponer de todos los medios precisos para garantizar la confidencialidad de la información
  • Adoptar las medidas técnicas y organizativas para asegurar los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.
  • Personal profesional y estable que desempeña su labor bajo cláusulas de confidencialidad.
  • Lectores de códigos de barra programados internamente
  • Duplicado de todos los registros de forma física y digital con una trazabilidad total
  • Acceso restringido exclusivamente al personal interno
  • Transportistas y flota propia de vehículos

La digitalización y custodia de tus documentos en nuestras instalaciones supone claras ventajas a la hora de salvaguardar esa información importante y confidencial que necesita un control exhaustivo.

Preguntas frecuentes:

¿Cuáles son las medidas de seguridad de las que disponen nuestro centro?

En la medida de casos en los que se requiera disponemos de salas especiales con:

  • Puertas blindadas y sistema de apertura mediante código de acceso
  • Campo magnético neutro en su interior
  • Condiciones de temperatura y humedad controladas
  • Señal visual y acústica de alarma.
  • Sistema de acumulación de lecturas y registros diarios (impresión exportación)
  • Sistema autónomo de detección de fuego
  • Sistema exclusivo de extinción de fuego mediante Gas FE-13.
¿Dónde se realiza el proceso de Digitalización de documentos?

La digitalización solemos realizarla en nuestras instalaciones pero si lo prefieres podemos realizarlo en tu propia oficina. Si quieres que los documentos no salgan de tus instalaciones nosotros nos trasladamos hasta ellas.

Hay veces que se trata de documentación que se consulta con mucha frecuencia y es preferible mantenerla en la oficina.

La digitalización in situ evita el desplazamiento de la información para su posterior tratamiento y custodia.

En cualquier caso, garantizamos la conservación intacta y la absoluta confidencialidad de todos los archivos.

¿Qué opinan nuestros clientes?

“Con las soluciones de Docunecta hemos reducido en varios días los procesos de tramitación de los envíos que nos hacen nuestro agentes por toda España, además ahora el personal de almacén tiene más tiempo para sus funciones específicas y no pierden su tiempo con funciones administrativas, para eso tenemos GesPrint de Docunecta”

Gerardo Tagarro

Mary Kay Cosmetics de España SA

“Antes de tener Documanager, la búsqueda de cualquier documento era un infierno, movemos cientos de documentos al día, y no nos podíamos permitir el lujo de perder horas y horas a la semana en la localización de esos documentos para su consulta. Ahora sabemos que cualquier documento que mandemos a Documanager lo vamos a poder localizar de inmediato y que lo vamos a poder consultar desde cualquier ubicación. La mejor inversión que he realizado en mucho tiempo”

José Gordillo

AT CONSULTING

“En plena era de la transformación digital de las empresas se hace necesario el disponer de un eficiente y eficaz gestor documental como DOCUNECTA, desde que fue implantado en nuestra organización se han agilizado los tiempos en archivado, clasificación y búsqueda de la documentación en los AZ.
En síntesis, supone una mayor productividad, ahorro de costes y tiempos, minimización ante riesgos de pérdidas, duplicidades o deterioros y un retorno de la inversión a medio plazo.
Valoramos de forma muy positiva esta solución y por encima de todo el soporte técnico.”

Iván Hidalgo

Bombas Caprari SA