Docunecta puede ayudarte a ser una empresa ágil con la gestión de documentos

¿Te lleva demasiado tiempo buscar un documento? ¿Crees que puede afectar a la imagen de tu empresa? Entonces, quédate en este post, porque te vamos a contar cómo puedes solucionar este problema con un sistema de gestión documental.

Ahora que tenemos esto en mente, queremos hacer un breve repaso de la definición de ‘empresa ágil’. Es aquella compañía capaz de percibir los cambios en su entorno (interno y externo) y que logra adaptarse rápidamente a ellos. La transformación digital es, posiblemente, el mayor cambio que afecta/influye en los negocios en la actualidad, de manera que deben contar con todos los elementos necesarios para superar este reto y ser ágiles operativamente.

Por esta razón, se han desarrollado metodologías y sistemas que proporcionan agilidad en los procesos y que minimizan el tiempo y el esfuerzo. Hoy vamos a contarte en qué consiste uno de ellos: gestión documental.

La agilidad operativa: cada vez más necesaria en las empresas

La fórmula básica de las empresas a lo largo del tiempo ha sido la siguiente: dar el mejor servicio y la mejor calidad al menor coste. Sin embargo, aunque el objetivo sigue siendo el mismo, este proceso ha evolucionado con el paso de los años, necesitando la tecnología y el reciclaje del conocimiento para poder adaptarse a las exigencias del mercado y al comportamiento del consumidor. Y, sobre todo, enfocar el negocio hacia la consecución de los objetivos marcados por la compañía.

En este contexto, entendemos que la necesidad de la agilidad está manifestándose de lleno en las empresas por una razón muy clara: es la clave para que la compañía comprenda los cambios en el comportamiento del consumidor y readapte su propuesta de valor para seguir satisfaciendo las necesidades y generar beneficios.

Esta capacidad no solo se adquiere estando cerca del cliente, sino contando con sistemas internos ágiles en las tareas del día a día. Por eso, queremos mencionarte el rol de la gestión documental con Docunecta y cómo puede ayudarte a conseguir la agilidad que necesitas. La persona encargada de orientar el uso de las tecnologías de las empresas para sacarles el máximo rendimiento posible es el director informático. Por eso, también es el responsable de barajar la implementación de un gestor documental en su compañía.

DocuManager, un gestor documental para aumentar la agilidad de las empresas

Ser ágiles no solo implica contratar procesos o tener un horario flexible, sino que la transformación digital de las empresas está marcando otro tipo de necesidades. Ser una empresa ágil también conlleva establecer otros modelos de gestión, comunicación, decisiones de inversión, valores, etc. Implica usar la tecnología para agilizar los procesos, y en Docunecta lo estamos consiguiendo gracias a nuestro software de gestión documental.

Si entendemos que los documentos con los que trabajamos día a día en las compañías (facturas, nóminas, albaranes, contenidos formativos, contratos, folletos, etc.) son nuestro principal activo, comprenderemos también que necesitamos tenerlos disponibles para su consulta en cualquier momento. Los clientes pueden solicitar cualquier tipo de información y debemos estar preparados para cumplir con sus requerimientos de forma rápida y eficaz.

Docunecta te permite, a través de DocuManager, tener todos los documentos clasificados correctamente. Este sistema se encarga de leerlos a través de un sistema OCR (reconoce los datos escritos y los clasifica en función de estos). El paso del papel al canal digital es un proceso cada vez más necesario en las compañías, independientemente de sus retos específicos.

Los directores informáticos de las empresas saben que el éxito depende, en gran medida, del grado de adaptación que se tenga en la adopción de la tecnología digital.

Características de nuestro software de gestión documental inteligente

A continuación, te contamos cuáles son las características que convierten a DocuManager en un sistema ideal para no perder más tiempo buscando documentos ni buscando documentación:

• Es compatible con cualquier ERP o CRM, lo que facilita su implantación en las empresas.
• Ofrecemos formación personalizada, adaptándonos a cada sector, contexto y circunstancias.
• Incluye el envío de documentos vía mail, agilizando la comunicación.
• Tú eliges cómo lo pagas, ¿de una sola vez o en varias mensualidades?
• El programa tiene funciones a medida. Se trata de una solución que se adapta a las necesidades especificas de cada organización es por ello que el personal especializado de Docunecta tratará de dar con la solución que más valor añada a su empresa.

Quienes antes comprendan este cambio y/o necesidad y empiecen a abordarlo con sistemas eficaces, afrontarán el futuro con mayor garantía y aprovechará las oportunidades que se vayan presentando. Compañías como Mary Kay, Telepizza o Miguelañez, entre muchas otras, ya lo han probado.

Han reducido en varios días los procesos de tramitación de los envíos que les hacen los agentes, además de ganar tiempo para que el personal de la empresa pueda realizar sus funciones específicas y no perder más tiempo con funciones administrativas.

¿Te gustaría tener tus documentos donde y cuando quieras?

¿Qué factores afectan a la agilidad operativa en las empresas?

Ser una empresa ágil es un reto que no sería posible superar sin ayuda de la tecnología. Teniendo en cuenta que la agilidad implica transformar la forma de operar para obtener buenos resultados, poner el foco en los clientes y promover el valor de forma más eficiente, necesitamos saber cuáles son los puntos que afectan a dicha agilidad:

1. La falta de información para tomar decisiones documentadas.
2. Las dificultades de acceso a documentos que necesitamos aquí y ahora.
3. Factores técnicos que dificultan la óptima transformación digital (lentitud en los sistemas de almacenamiento utilizados, ausencia de programas para gestionar los documentos, equipos demasiado lentos, etc.).
4. Desorganización en la clasificación de los documentos.

¿Quién puede beneficiarse de este tipo de soluciones?

Cualquier empresa que maneje información, es decir, todas. Pero especialmente aquellas cuyo sector se enfoca en la logística, la asesoría y gestoría, las administraciones públicas, la sanidad, los centros educativos, las pymes, los despachos de abogados, los administradores de fincas y los concesionarios de coches. Son campos de la industria donde se manejan gran cantidad de datos sensibles presentes en contratos, nóminas, vida laboral, facturas, etc.

¿Necesitas almacenar y recuperar documentos de forma instantánea? ¿No sabes cómo dar el paso del papel al canal digital? Solicita una demo y pruébalo. Si funciona, habrás dado un paso muy importante en la gestión de tu compañía.

Cuanto más rápida e inteligente sea tu forma de trabajar, mejor será el servicio que prestas a tus clientes.