El responsable IT y la influencia de los sistemas de gestión documental en el trabajo corporativo
¿A qué te suena todo esto? En medio de la Cuarta Revolución Industrial, como acuñó Klaus Schwab, causada en gran medida por el ser humano, ¡qué agitado parece nuestro paso por el mundo!
“El término gestión documental suele utilizarse para hacer referencia al control automatizado de documentos electrónicos a través de su ciclo de vida completo en una organización, desde su creación inicial hasta su archivado final”. Así empieza un documento que acaba de caer en nuestras manos. Y no nos cabe duda de que tiene mucha razón en sus palabras, porque conocemos la gestión documental de cerca.
En Docunecta tenemos clara una cosa: si el 90% de la información de las compañías reside en documentos, si reforzamos su seguridad y mejoramos su gestión, también aumentará su rendimiento y rentabilidad.
Por eso, llevamos años trabajando en soluciones a medida que ayudan a las empresas a conseguir sus objetivos, y hoy lo vamos a hacer en el área del responsable IT.
¿Qué debemos buscar en un sistema de gestión documental?
Sabemos que lo necesitamos, que va a repercutir positivamente en la actividad de la compañía, que va a agilizar las tareas, que supone una inversión, no un gasto, y que tiene grandes ventajas, pero ¿cuál es la razón fundamental por la que el responsable IT de tu empresa apostaría por esta solución?
El primer paso debe ser el de la toma de conciencia. Ser conscientes de que hay un problema o una necesidad que necesita ser cubierta. Imagina por un momento que en tu empresa se pierde demasiado tiempo buscando documentos, que se ocupa gran parte del espacio en archivadores y estanterías, que se gasta mucho dinero en tinta, en papel y en impresoras. Y que, además, a menudo, se extravían papeles de suma importancia tanto para la empresa como para los clientes.
Desde luego, esto supone un grave problema, y el responsable IT, como encargado de garantizar la integridad y la disponibilidad de la información contenida en las bases de datos de la compañía, debe proveer los sistemas informáticos requeridos para apoyar las labores de soporte y gestión de la empresa. ¿El siguiente paso? Buscar/crear la solución.
DocuManger: la solución que estás buscando
En la actualidad, el 70% de las empresas sufren la mala gestión de los documentos, lo que afecta a la agilidad operativa de la organización. ¿Tú también tienes este problema? ¿Quieres almacenar y recuperar documentos de forma instantánea? El sistema de gestión documental inteligente de docunecta.com, DocuManager, permite el almacenamiento y la recuperación de documentos de forma instantánea, tanto de los creados como de los recibidos para su posterior consulta y uso.
¿No tienes muy claro por qué tu empresa podría necesitar DocuManager? Consúltanos y solicita una demo sin compromiso. Cientos de empresas ya han reducido los procesos de almacenamiento y el tiempo que dedicaban a buscar documentos específicos. Algunas compañías como Mary Kay, Telepizza, Shell o Miguelañez ya han dado el paso. ¿Y tú? ¿A qué estás esperando?
Ventajas de un sistema de gestión documental en la empresa
Aunque tradicionalmente estos sistemas tenían asumidas las funciones de almacenamiento, recuperación y seguimiento de la información, cada vez son más especializados y logran controlar y aumentar con éxito la eficiencia del flujo de documentos de las empresas. ¿Qué obtienen los trabajos corporativos al invertir en este tipo de soluciones?
- Aprovechan todo su capital intelectual al máximo, sin perder el tiempo en tareas repetitivas.
- Logran una respuesta rápida a imprevistos que puedan darse.
- Favorece el trabajo en equipo.
- Acaban con el desorden documental y la mala imagen.
- Evitan la pérdida de documentos importantes.
- Aumentan la productividad en la empresa.
- Facilitan el acceso a la documentación.
¿Quieres saber más? Estamos contigo.
