La gestión documental es una de las soluciones más demandadas actualmente por las empresas y organizaciones independientemente de su tamaño. Hoy día, la transformación digital ha supuesto una nueva necesidad no sólo para los negocios sino también para los usuarios y clientes que recurren a las nuevas tecnologías a buscar información y a comprar.

A pesar de que todos los sectores se benefician de las grandes ventajas que tiene la gestión de su información, hay algunos negocios que tienen mayor necesidad de recurrir a un software de gestión documental. Los hospitales y el sector salud en general, las asesorías, el sector automovilístico y la banca, son principalmente los más interesados en implementar una solución de este tipo.

No sólo las instituciones y organizaciones bancarias se benefician de la gestión documental sino también los clientes con los que trabajan en su día a día. Te contamos cuáles son las ventajas más importantes que supone la puesta en marcha de un programa con el que los documentos se gestionen de forma automática.

1.REDUCCIÓN DE COSTES

Las entidades bancarias trabajan a diario con miles de documentos que tienen que gestionar desde sus puestos y oficinas. Extractos de cuenta, notificaciones, hipotecas, préstamos y créditos…y un montón de papeleo que deben manejar y enviar supone un coste elevado.

Mediante un sistema de gestión documental, que facilite ese envío de forma automática, sencilla y rápida, se reducen muchos los gastos tanto de personal como de impresión y en poco tiempo se rentabiliza la inversión.

2. AHORRO DE TIEMPO PARA EMPLEADOS

Los trabajadores de los bancos dedican parte de su jornada laboral a buscar documentos, imprimirlos, guardarlos en sobres y enviarlos por correo postal a sus clientes. Si eso lo multiplicamos por los cientos de destinatarios y por la gran cantidad de papeles que manejan, el tiempo que pierden en esas tareas podría dedicarse a otras que generen más beneficios.

Un buen programa de gestión documental, creado pensando en el sector bancario, cuenta con funciones específicas que permiten a los empleados de todos los departamentos aprovechar mejor sus recursos. Entre las principales ventajas está el aumento de la productividad de los trabajadores que redunda en mejores resultados para la organización en general.

3.CLIENTES MÁS SATISFECHOS

La atención al cliente debe ser prioritaria y más en un sector como el bancario, donde los usuarios son más susceptibles. Acceder a sus cuentas en la misma oficina de forma rápida, evitando largas esperas e incluso darles la posibilidad de poder hacerlo vía online, desde sus casas o cualquier dispositivo, es algo que todos agradecen.

Un buen sistema documental agiliza esa búsqueda de información e incluso ofrece la opción de firmar de forma electrónica sus propios documentos. Todo ello, se traduce en un ahorro considerable del tiempo de espera y redunda directamente en una mayor satisfacción del cliente y mejor reputación para el banco.

4.FACILIDAD EN LAS AUDITORÍAS

Todas las entidades bancarias necesitan realizar de forma periódica auditorías que aseguren el correcto funcionamiento de sus transacciones financieras así como que éstas cumplen con las normas y leyes del momento. Para ello, pueden o no externalizar ese servicio para llevarlas a cabo. A pesar de la profesionalidad de los auditores,  son inevitables los errores con los datos.

Sin embargo, los sistemas de gestión documental facilitan mucho esa labor, y permiten realizar auditorías de forma más eficiente, en menos tiempo y con menor margen de error.

5. OPTIMIZA LOS FLUJOS DE TRABAJO

La forma en la que se organizan cada una de las tareas de principio a fin, así como la manera de realizarlas, su estructura, orden correlativo, sincronización y seguimiento es lo que se conoce como workflow o flujo de trabajo.

En un banco, hay diferentes flujos de trabajo, según el rango del puesto o el departamento, y los empleados siguen una misma estructura para cada tarea. Gracias a la gestión documental, esos procesos son mucho más ágiles y rápidos para todos, de forma que los trabajadores encuentran los documentos en pocos segundos siguiendo el protocolo establecido en cada caso.

6. VENTAJAS PARA EL MEDIO AMBIENTE

El reciclaje de papel y lo que es mejor, la reducción de su consumo supone grandes beneficios para el medio ambiente. Las ventajas de contar con una empresa ecológica son muchas.

La concienciación en todos los ámbitos es fundamental y debe partir de las empresas. Entre los beneficios más destacados para todo el planeta están la reducción de los niveles de dióxido de carbono en el aire, la preservación de plantas y especies animales o la mejora en la calidad del aire y con ella la disminución de enfermedades respiratorias. 

7. DATOS MÁS SEGUROS

La seguridad de los datos y su confidencialidad prima en cualquier organización bancaria así como otros sectores en los que se trabaje con información confidencial.

Cada expediente contiene documentación específica que debe ser preservada y su seguridad no solo depende de los bancos sino también de los propios clientes. La recepción de correos electrónicos en los dispositivos móviles de los usuarios, a través de los cuales introducen datos o contraseñas, pueden ser fraudes que repercuten una mala imagen para la entidad.

Sin embargo, cuando esos trámites se realizan a través de la propia entidad y ésta cuenta con un buen sistema de gestión documental que garantice la seguridad tanto en el acceso como en el tratamiento de los datos, la cosa cambia.

8. DOCUMENTACIÓN EN REGLA

Por otra parte, el cumplimiento de normas o leyes así como la actualización de todos los documentos que custodian y manejan diariamente debe ser más rigurosa aún en el caso de los bancos.

Adaptarse a nuevas normativas, reglamentos…es tedioso si toda la documentación o buena parte de ella está en papel. No sólo a la hora de buscar dichos documentos sino de tratarlos y mantenerlos actualizados y a buen recaudo.

Por tanto, la gestión documental es muy eficaz y supone grandes ventajas en general para todas las empresas, pero son los bancos uno de los sectores más privilegiados por sus beneficios. En la era de la revolución digital, es imprescindible actualizarse para no quedar atrás frente a la gran competencia y sobre todo, para satisfacer las necesidades reales de los trabajadores y usuarios.

 

 

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