La gestión documental para un centro educativo es una necesidad que muchos colegios y centros de enseñanza tanto públicos como privados tienen para mejorar la productividad y ahorrar tiempo.

Las ventajas que supone contar con un programa o software de gestión documental son extrapolables a cualquier sector. Sin embargo, el sector educativo es uno de los principales destinatarios de estos sistemas actuales que redundan en beneficios, si no directos, sí a medio y largo plazo.

Tanto si trabajas como si diriges un centro educativo, sea un colegio, un instituto o una academia, tienes que trabajar frecuentemente con documentos en diferentes soportes.

Piensa en las nóminas de los empleados, los expedientes de los alumnos, los resguardos del abono de las tasas, los seguros escolares, los pagos de material, las facturas de proveedores y un sinfín de documentos más.

La importancia de tener una organización eficiente, al mismo tiempo que aseguras la buena conservación del gran volumen documental que se acumula año a año, es indiscutible.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el conjunto de técnicas y normas para administrar los flujos de trabajo en cualquier empresa u organización, sea pública o privada.

Gracias a los programas que existen hoy día, es posible recuperar información en tiempo récord, destruir los documentos inservibles, asegurar la conservación de documentación relevante y mejorar la productividad y rentabilidad de las organizaciones.

La gestión documental es una necesidad para la mayoría de empresas y, de hecho, no es algo nuevo, sino una práctica que viene de años atrás. Antiguamente, la gestión documental en las organizaciones era tarea exclusiva de los archiveros y bibliotecarios, que, de forma manual, organizaban y custodiaban la documentación en papel.

Más adelante, surgió la posibilidad de tener un archivo documental digitalizado, en ordenadores, ahorrando mucho espacio físico y costes de personal.

Y, actualmente, la mejora en la gestión documental va mucho más allá. Existen programas y softwares muy eficaces que son capaces de controlar los flujos de trabajo de una organización y gestionar la documentación independientemente del formato en el que estén, sea papel o electrónico.

Gestión documental en el sector educativo, ¿la necesitas?

gestión documental colegio

Es normal que tengas dudas sobre si merece la pena o no la inversión que te estás planteando.

Primero has de valorar tus necesidades reales, tanto para el buen funcionamiento del centro, como para mejorar la productividad de los trabajadores. Si el centro es antiguo, y custodia documentos y expedientes desde hace décadas, el volumen es incalculable.

Algunas situaciones a las que se enfrentan con frecuencia muchos colegios o centros educativos son:

  • Necesidad de compartir en tiempo real un gran volumen de documentos, así como establecer un control de las personas que pueden acceder a determinada información.
  • Una comunicación interna dentro de la comunidad educativa ineficaz, lenta y poco eficiente.
  • Gestión de numerosos datos e información a través de hojas de cálculo, que supone una pérdida de tiempo que podría emplearse en otras tareas.
  • Falta o pérdida de archivos y documentación del centro educativo, colegio o institución desde sus orígenes a la actualidad.
  • Escasez o inexistencia de personal dedicado a la labor archivística y documental, con la consiguiente desorganización de los archivos.
  • Poco espacio físico para custodiar todos los documentos
  • Desconocimiento de la existencia de nuevas formas de organización, del proceso de la digitalización y de programas de gestión documental.

Gestión documental para un centro educativo: beneficios

Son muchas las ventajas de la gestión documental, no solo para un centro educativo sino para cualquier otro. Sin embargo, además de los colegios o instituciones académicas, es imprescindible en áreas como la abogacía, la salud, el sector bancario o la asesoría.

Entre los principales beneficios que tiene la implementación de un sistema de gestión documental para la educación están:

  • Reducción del volumen documental. Igual de importante es conservar documentos importantes como tener la facilidad para deshacerse de aquellos inservibles o que no tienen valor.
  • Administración mucho más eficiente. Los procesos innecesarios o complejos se pueden evitar gracias a un buen programa de gestión.
  • Ahorro considerable de tiempo. Si haces un recuento de las horas que dedicas al día, mes o año a buscar y gestionar documentos, podrás valorar mejor tus necesidades y los beneficios que aporta la gestión documental.
  • Un centro más productivo. Una de las máximas preocupaciones de las empresas, especialmente las privadas, es la productividad. Con una correcta racionalización de los documentos donde sea menos necesario la intervención de los empleados, éstos podrán dedicarse a labores que redunden en mejorar la calidad del centro.
  • Documentos más seguros. La restricción del acceso a ciertos documentos por parte del personal o incluso cualquier intruso que pueda entrar es una forma de salvaguardar la información confidencial.
  • Centro más sostenible. Si queremos trasladar una educación en ciertos valores como es la importancia del reciclado o la conservación del medio ambiente, nada mejor que dar ejemplo con el propio colegio o centro. Ser una empresa sostenible es fácil y además aporta una imagen muy positiva.

Si te estás planteando invertir en un programa de gestión documental, ten en cuenta que el proceso comienza con la digitalización.

Antes, es importante que analices bien tus necesidades reales y que cuentes con un proveedor que pueda ofrecerte un software específico para tu sector. También es importante que pueda ofrecerte una demostración del producto para que puedas valorar si merece la pena.