¿Por qué un gerente debería fomentar la digitalización de documentos en su empresa?

¿Conoces el proceso que se lleva a cabo en la digitalización de los documentos? Si la empresa para la que trabajas todavía no ha digitalizado los suyos, es hora de que lo haga. La mayoría de las empresas, cuando se plantean este proceso, lo que temen es dejar toda la información que se encuentra en esos documentos en manos desconocidas. Esta es una de las principales razones por las que muchas empresas no han llevado a cabo un proceso de digitalización documental.

Si tú perteneces a una de esas empresas, no temas este gran proceso, pues los beneficios que la compañía puede obtener son numerosos. Por tanto, insiste y fomenta la implantación del proceso de digitalización. No es un proceso complejo, al contrario, es sencillo y, además, se guardan y mantienen los archivos de la empresa a salvo.

Docunecta es una empresa que, aparte de ofrecer un sistema de gestión documental inteligente como DocuManager, también se dedica a la digitalización de documentos. Ambos procesos no solo se aplican en un único sector o departamento, sino a múltiples de estos. Por ejemplo: la logística, la asesoría y gestoría, los despachos de abogados o los concesionarios de coches.

7 fases que atraviesa el proceso de digitalización

La digitalización de documentos con Docunecta, a pesar de que es un proceso sencillo, transparente y rápido, se sirve de unas cuantas etapas para desarrollarse. Esas fases son las siguientes:

1. Fase de recogida de archivos: Recogemos la información de los archivos de la empresa, independientemente del lugar en el que se encuentre.
2. Fase de retirada de todos los elementos que sujetan los documentos: Se procede a la retirada de clips y grapas que tengan los documentos para poder clasificarlos después mejor.
3. Fase de escaneo de los archivos: Para esta fase se utilizan escáneres de media, alta-media y alta producción, así como escáneres planos. Se transforman los archivos que estén en papel en archivos electrónicos a través de estos escáneres. En esta etapa también se modifican aspectos como la calidad, los bordes o los contrastes de la imagen que se ha escaneado.
4. Fase de configuración del reconocimiento óptico de los archivos: Consiste en configurar las imágenes de los archivos para que se puedan realizar diversas acciones con ellos. Por ejemplo: manejarlos, tratarlos o modificarlos.
5. Fase de verificación y grabación de los documentos: Etapa que proporciona la implantación de un sistema inteligente con el que grabar y verificar los archivos. Utiliza un sistema de doble grabación de campos críticos. Su objetivo es que con el menor número de pulsaciones manuales puedas manejar los archivos. Además, este sistema inteligente conlleva un gran control de calidad de la imagen a través de la herramienta de la videograbación.
6. Fase de validación de los documentos: Se incluyen unas cuantas normas concretas que ayudan a validar que los archivos son los adecuados. Algunas de las validaciones que se producen contra información de Host o contra bases de datos.
7. Fase de exportación de la información: Se exporta mediante formatos distintos como PDF, TXT, XML. Depende de cómo quieras obtener la información.

¿La digitalización de los documentos es lo mismo que la gestión documental?

Si alguna vez te has planteado esta pregunta, te afirmamos que no, no son lo mismo. Algunas personas las confunden, pero debemos decirte que son procesos distintos. No obstante, el hecho de que sean distintos no quiere decir que sean excluyentes, pues ocurre al contrario, casi siempre se complementan.

Respecto a la digitalización, el proceso consiste en transformar o convertir los documentos o archivos que estén en papel a un formato electrónico o digital. ¿Con qué objetivos? Con los de mejorar tanto la seguridad de los documentos como la rentabilidad del espacio de trabajo. Al tener los archivos digitalizados, tanto tú como cualquier otro empleado puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y sin necesidad de estar en un lugar específico.

En cuanto a la gestión documental, este proceso se desarrolla una vez la empresa se haya digitalizado. Un sistema de gestión documental como el nuestro, DocuManager, proporciona a la empresa las herramientas necesarias para que el desempeño del trabajo sea más cómodo, sencillo y agradable. Con esas herramientas, la búsqueda, localización y distribución de los archivos será más fácil.

Si lo que deseas es mantener a salvo los documentos de la empresa, fomenta la digitalización de los documentos en ella. Gestionarás, clasificarás y podrás acceder a los archivos con mayor facilidad a la vez que ahorras tiempo y dinero. Si al final te decides, puedes solicitar información y Docunecta se pondrá en contacto contigo.