Todas las empresas de hoy en día, independientemente de su tamaño, trabajan con una gran cantidad de documentos. Se generan y se acumulan hasta el punto de ser casi imposibles de controlar o encontrar. Por eso, no es de extrañar que cada vez sean más los responsables IT de las pequeñas empresas de informática que apuestan por programas de gestión documental inteligentes.
Los departamentos IT de las compañías están sintiendo la transformación digital y el desarrollo de las nuevas tecnologías. Su aplicación en los negocios ha supuesto una gran oportunidad para las empresas, y en este post queremos compartir contigo cuál es el papel de la gestión documental en el departamento del CIO y qué tipo de documentos utiliza.
¿Estás preparado?
Todas las empresas quieren tener sus documentos donde y cuando quieren, pero, hasta hace dos años, solo entre el 10% y el 33% de ellas se habían unido a la transformación digital, según datos del informe SftServe Digital Transformation Report 2017.
El panorama informativo y empresarial requiere un cambio, el paso del papel al formato digital para ser más eficientes, procesar rápidamente la información, con mayor seguridad, caminar por delante de la competencia y, sobre todo, ahorrar costes cada vez más innecesarios.
La alternativa que les queda a las empresas para afrontar este cambio es la gestión documental inteligente, un software o aplicación informática que hace posible “el manejo, la gestión, la conservación, la publicación y el trabajo sobre los documentos electrónicos”.
Existen diferentes herramientas en el mercado que integran softwares para una correcta gestión documental por tratarse de una alternativa ideal para: clasificar adecuadamente los documentos, leerlos a través de un sistema para reconocer los datos escritos en ellos, acceder ágil rápidamente a la información, hacer una búsqueda a través de una palabra o palabras y localizarlo.
Próximamente te contaremos cuáles son esas herramientas y cómo pueden ayudarte.
¿Qué tipo de documentos almacenas en tu empresa? Los responsables IT tienen una gran responsabilidad en este sentido, sobre todo porque se encargan de: alinear las tecnologías y los sistemas de información con los objetivos de la empresa, integrarlos, crear valor, velar por la seguridad y hacer frente a los posibles riesgos mediante sistemas de protección, optimizar el uso de softwares, etc.
Entre todas estas tareas, los responsables IT manejan un campo muy amplio de información: facturas, contratos, archivos de la empresa, códigos de productos, manuales de uso de los equipos de la compañía, etc. En definitiva, se trata de una gran cantidad de datos que necesitan estar organizados, almacenado y accesibles por el personal de la compañía.
En estos documentos está toda la información y el conocimiento del negocio y son claves para su supervivencia y crecimiento. Gracias al software de gestión de documentos inteligente que te mencionábamos en el anterior apartado, estos responsables de IT pueden dar a su departamento la funcionalidad de un sistema potente de gestión documental y cubrir todas las necesidades.
Mantenerlos actualizados es una tarea que se vuelve más compleja a medida que vamos creando más y más información, almacenando datos, intercambiando documentos, etc. Prescindir de estos servicios de gestión puede acarrear la ineficiencia y la falta de productividad en las compañías, pues nos encontramos en un proceso de transición entre el papel y el formato digital que busca la agilidad de los procesos.
El tiempo es demasiado valioso como para seguir perdiéndolo en buscar documentos, revisar archivos y clasificarlos papel a papel. ¿No crees?
Con el software de gestión documental inteligente de docunecta.com, ahorrar dinero, tiempo y costes es posible.