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Blog de gestión documental para empresas

Escrito por Miguel Aparisi en Transformacion digital / Tiempo de lectura: 5 minutos.

El papel del responsable IT en las compañías, ¿de qué se encarga?

¿Se encuentra el responsable IT de las empresas en su zona de confort? Según Ncrumbs sí. El responsable de informática debe garantizar que en la empresa todo funcione correctamente. Mejorar los resultados del negocio usando las TIC, la gestión informática y los sistemas ERP forman parte de sus responsabilidades. Sin embargo, no se trata de hacer informática, sino de utilizarla para que se cumplan los objetivos de la empresa.

Quiere que el cliente esté satisfecho y sacar el máximo partido a las nuevas tecnologías, pero ¿qué hace para salir de su zona de confort?

 

Algunas funciones del responsable IT en las compañías

En la actualidad, es un profesional muy necesario para las compañías, pues tiene áreas de mucha responsabilidad, como: mantenimiento de los PC’s, que en muchas ocasiones constituyen la principal herramienta de trabajo en las oficinas; definir las mejores prácticas del uso de Office 365; gestionar la red empresarial; mantener la red de la oficina; conseguir la licencia Office y otros recursos; el aprovisionamiento, la conectividad y el mantenimiento; las altas y bajas de empleados; la telefonía; el aprovisionamiento de soluciones móviles al management team; pantallas y proyectores; asegurar el correcto funcionamiento de todas las tecnologías de la información y de la comunicación presentes en la empresa; las videoconferencias; el soporte a los empleados; desarrollar módulos de entrenamiento básicos; resolver dudas sobre el acceso o el funcionamiento de los sistemas de la organización, como el servidor de ficheros; capacidad para trabajar de forma autónoma, y un largo etcétera.

Como verás, los requerimientos del responsable de informática van más allá de sus funciones tradicionales, sobre todo porque debe estar a la vanguardia de todas las novedades que van surgiendo en cuestiones tecnológicas. ¿Un ejemplo? Los sistemas de gestión documental.

 

Las nuevas exigencias de las empresas modernas a los responsables IT

En la actualidad, las organizaciones ya no tienen el único objetivo de tener al día y en funcionamiento las computadoras o garantizar el buen funcionamiento de la red. Hoy en día, debido a las necesidades de agilizar los procesos y ahorrar costes, estos responsables también deben prestar atención a nuevas tecnologías, como los softwares de gestión documental. Y no solo eso, sino barajar las posibilidades de su implantación dentro de la empresa.

La información es un activo que necesitamos dirigir, pero también es un recurso que debemos explotar. Es un arma competitiva, un valor primordial y uno de los principales activos de toda empresa. Además, requiere su coordinación entre las distintas áreas de las compañías que manejan la información. Esta es una tarea que depende de la preparación, la capacidad y la motivación de los recursos humanos, un eslabón sobre el que residen las habilidades y los valores que debe poseer un gestor de la información.

Por eso, las empresas necesitan una figura renovada de los responsables de informática, más minuciosos, más preparados, y más conscientes de que su principal actividad es la de facilitar el manejo de la información. Es una figura que ha evolucionado, pues nació para gestionar los sistemas de información y procesar los datos, en general, y se han ido transformando tanto él como sus funciones. Lo primero que debe tener claro este responsable en la empresa son los objetivos globales y las estrategias que debe seguir para conseguirlos.

Muchos responsables de IT nos consultan cómo pueden optimizar sus procesos documentales con Docunecta y, conociendo la estrategia empresarial, podremos dar solución de manera focalizada siempre dependiendo de las necesidades de cada negocio.

3 cosas que no debe perder de vista el responsable IT

A continuación, vamos a contarte 3 factores imprescindibles en las empresas que han sido definidos por un estudio de la Universidad de Vigo:

  • USO DE LAS TIC COMO HERRAMIENTAS DE DISEÑO. “Más que como útil de mecanización, por lo que hay que tratar de perseguir en las TIC una forma de hacer mejores cosas, más que para hacer las cosas mejor”.
  • SITUAR LAS TIC A SU DIRECTOR COMO MOTORES DE CAMBIO. “Las tecnologías pueden provocar cambios y transformaciones importantes en las organizaciones, mostrando cómo contribuye la tecnología a alcanzar los objetivos organizativos, desglosando las actividades y recursos”.
  • SITUAR LA GESTIÓN DE LAS TIC MUY PRÓXIMA A LA CÚSPIDE ORGANIZATIVA. “Abandonar los viejos moldes de la dependencia jerárquica del área que primero se informatizó, o la que es usuaria más intensiva para pasar a crear una vicepresidencia, o una subdirección dependiente del máximo nivel del organigrama”.

¿Cómo crees que ha evolucionado este responsable en tu compañía? Cuéntanoslo.

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