¿Quién decide cómo gestionar los documentos en tu oficina?
El director general es el capitán de un barco llamado EMPRESA que busca mantenerse a flote mientras sigue el rumbo para llegar a tierra. Y si es el primero, mejor. La gestión documental se ha convertido en un tema de moda debido a la falta de productividad, la preocupación, la poca seguridad y las dificultades de acceso a la información que están experimentando algunos negocios.
¿Has notado algún problema en la gestión de los papeles que manejas en tu oficina?
El papel del director general en la gestión documental
Seguramente, ya has escuchado hablar de esta labor por todas partes, pero ¿qué estás haciendo en tu empresa? Son muchas las cosas que podemos escuchar sobre esta, pero pocas veces entendemos en profundidad cómo funciona. Entre las grandes responsabilidades del director general se encuentra la de mejorar los servicios, y dentro de esta podemos destacar la documentación.
Nos encontramos ante una decisión, sin duda, necesaria y moderna que atiende a la digitalización de los documentos. Son los cimientos de toda compañía, nos papeles que alojan los registros de todas las actividades llevadas a cabo en cada una de sus áreas. La información pasa muchísimos años de su vida alojada en papeles y archivos, pero ahora ha llegado el momento de transformar su almacenamiento y accesibilidad.
El problema de perderle la pista a la información
Es un hándicap muy grande pero un acto muy sencillo que influye en la cantidad de tiempo que invertimos en buscar un documento específico. A medida que van pasando los años, los documentos de las empresas aumentan y el control sobre ellos se vuelve más y más complejo. Imaginemos la siguiente situación: vas a una lavandería profesional, ¿consigues pensar en la cantidad de prendas de vestir que se pueden llegar a almacenar? Este es el escenario que hemos elegido para contarte el problema de perder la pista de la información.
Uno de los grandes objetivos de las empresas en materia de gestión documental es el de conocer a la perfección las necesidades de sus clientes y lanzarse a por ellas. La adaptación a los cambios sin perder de vista el objetivo empresarial y dirigir con éxito la empresa.
A medida que se van recibiendo, lavando y colgando prendas, estas se acumulan en las perchas. Al principio, puede que no supongan un gran conflicto, pero a medida que van pasando los días, el número de prendas aumenta considerablemente y se dificulta la realización del trabajo. El espacio se reduce y los empleados empiezan a colocarlas en distintos lugares.
Si esta situación se alarga durante mucho tiempo y los clientes tardan en ir a recoger sus prendas, ¿cómo crees que acabará este desorden? Ahora imagínate esa situación al tiempo que la trasladas al escenario de acumulación de papeles, documentos e información. Lo más normal es que, a la larga, se pierda el control sobre esos. A por exagerado que parezca, esta es la situación que se gesta en muchas empresas y que les está llevando a implantar sistemas de gestión documental.
¿Qué se busca con la gestión de documentos?
Cuando el director general observa una situación similar en sus oficinas trata de buscar soluciones que permitan una organización lógica, eficaz y categorizada de los documentos y la inmediatez y el acceso a dicha información. Será así como, poco a poco, logre la plena optimización de los procesos, la reducción de los gastos, mayor seguridad y calidad sobre los documentos. Es un problema serio para el que muchas compañías ya están buscando solución. La encuentran en los mejores software de gestión documental en docunecta.com. ¿Cuáles son tus objetivos para el desarrollo de tu empresa desde el punto de vista documental?
Cuéntanoslo sin compromiso y consulta todas tus dudas.
¡Los archivos están preparados para convivir con la digitalización!
