Qué sucederá con la gestión documental en 2020

Ahora que estamos empezando un nuevo año, es habitual preguntarse qué avances nos traerá la tecnología para estos 365 días. Los primeros indicios apuntan hacia el comercio móvil, redes 5G, software de gestión documental, inteligencia artificial (IA), realidad virtual, tecnología blockchain, análisis predictivos, etc. En este post vamos a compartir contigo algunos eventos tecnológicos previstos para el nuevo año, con presencia de la gestión documental, y algunos cambios en la transformación digital de las empresas.

Eventos tecnológicos en Madrid para 2020

Los encuentros de la tecnología se han convertido en la manifestación de los últimos avances y una oportunidad perfecta para conocer las tendencias empresariales que se mueven en el mercado. Mira algunos de los eventos que se van a realizar en la capital durante este año:

• Hacking for Humanity. (31 de enero y 1 de febrero)

Han sido varias las ediciones que se han celebrado, y siempre con muchísimo éxito en países como Singapur y Estados Unidos. Ahora, aterriza en Madrid para reunir a desarrolladores, científicos, estudiantes, empresariales, mentores, etc., con el fin de desarrollar una solución software para mejorar la vida de los enfermos de ELA (Esclerosis Lateral Anmiotrófica). Gracias a la colaboración con la Fundación Luzón, se espera conocer las necesidades y ayudar a todas las personas que padecen esta enfermedad.

• CNADE. (4 y 5 de febrero)

Se celebra en el Centro Civico José Saramago de Leganés (Madrid). ¡Ya puedes inscribirte! Se trata de la segunda edición del Congreso Nacional de Archivo y Documento electrónico, donde se pretende dar respuesta a una de las grandes necesidades de la empresa en la actualidad. Contará con la presencia de María Isabel Vila, Jefa de Servicio Archivo Histórico y Administrativo-Intermedio en el Ayuntamiento de Málaga, y el archivero municipal del Ayuntamiento de Guadalajara, Javier Barbadillo, entre otros.

• DevOpsDays Madrid 2020. (21 de febrero)

Han pasado 11 años desde que se celebró el primer evento de estas características en Gante (Bélgica). Desde entonces, DevOpsDays se ha multiplicado y expandido en todo el mundo con más de 55 eventos en 2018. Ahora, estas conferencias llegan a Madrid para contarnos lo que se avecina en desarrollo de software, operaciones de infraestructuras TI y la integración entre ellas. Tendrá lugar en la Universidad CEU San Pablo Montepríncipe.

• asLAN 2020. (10 y 11 de marzo)

Este encuentro anual reúne a miles de oportunidades tecnológicas en solo dos días. El principal objetivo es divulgar y potenciar el uso de la tecnología en torno a la ciberseguridad, el cloud, la gestión documental, etc. Es una oportunidad perfecta para conocer las últimas tecnologías y transformar las empresas en la nueva era digital. Esta nueva edición pone el foco en el potencial tecnológico para acelerar la transformación en sectores clave en España. Se espera la asistencia de más de 7.500 personas.

• Lunch 2020. (Del 20 al 22 de abril).

Durante 3 días, se brindará la oportunidad de conocer los últimos avances en ciencia digital, productos recientes, planes de desarrollo para 2020, tendencias en industria, etc. El encuentro abarcará los siguientes temas: comenzará con una sesión plenaria, continuará con las pistas de entrenamiento basadas en el producto (Thermo Fisher para software Science, Thermo Scientific SampleManager LIMS, etc.).

Para implantar soluciones de gestión documental…

En la actualidad, los responsables TI de las empresas son los encargados de impulsar la gestión documental en la empresa. Para ello, deben implicarse en la puesta en marcha de soluciones digitales, entre otras cosas, pero no son los únicos destinatarios de estas oportunidades. Técnicos de tecnologías de la información, consultores y proveedores, profesionales en formación con interés en el tema, funcionarios responsables de la automatización, etc., también deben estar al tanto de los avances tecnológicos.

Queda claro que la irrupción de la tecnología digital ha alterado la forma en que los ciudadanos, las empresas y la Administración se relacionan y lleva a cabo sus actividades. La gestión de documentos es parte indiscutible de la transformación digital de los negocios, y 2020 será un año decisivo para algunos procesos. Al tiempo, surgen nuevos retos: usar las tecnologías disruptivas, como el blockchain, tratar con sentido cantidades masivas de datos (big data), mantener a largo plazo los documentos de la empresa, etc.

ISO 30300 – ISO 30301: El futuro de la gestión documental

Las empresas destinadas a las actividades de gestión de documentos se atienen actualmente a dos normas internacionales, la ISO 30300 y la ISO 30301, que han influido en el aumento de la transparencia y optimización de recursos en las empresas. Conforme a ella, los principales Sistemas de Gestión deben enfocarse hacia:

• Cliente y a otras partes interesadas.
• Liderazgo y responsabilidad.
• Toma de decisiones basada en hechos o evidencias.
• Implicación del personal.
• Basado en procesos.
• Enfoque de sistema para la gestión.
• Mejora continua.
• Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.

Gracias a esta normativa, las empresas pueden confiar en los sistemas de gestión documental que se rigen en base a ella y asegurarse del correcto funcionamiento de su actividad documental.

La ISO 30300 establece los fundamentos y el vocabulario referentes a la información y la documentación, así como de la gestión documental, mientras que la ISO 30301 alude a la forma en que debe implantarse el sistema para garantizar la correcta gestión de los documentos.

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