La protección de datos en la custodia documental debe estar garantizada siempre que se opte por guardar los documentos de tu empresa en unas instalaciones externas.
Cuando una organización decide dar el paso a la digitalización de sus documentos y decide que esos documentos convertidos a soporte digital estén fuera de sus oficinas, surge la duda de la protección y confidencialidad de los datos custodiados. Pero, ¿debes preocuparte? La respuesta es no, siempre y cuando elijas un proveedor de confianza que cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) y aplique las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de la información durante todo el proceso de custodia documental.
La externalización de la custodia de documentos permite a las empresas optimizar espacio, mejorar la organización de sus archivos y garantizar una mejor conservación de la documentación. Sin embargo, también implica asegurarse de que la empresa encargada de custodiar esos documentos protege adecuadamente la información y cumple con la normativa vigente.
¿Qué normativa regula la custodia documental y la protección de datos?
El cumplimiento de la normativa sobre protección de datos es fundamental durante cualquier tratamiento documental y cobra una especial importancia cuando una empresa externaliza la custodia documental, ya que la documentación puede contener información confidencial o datos personales de clientes, empleados, proveedores o colaboradores.
Actualmente, la protección de estos datos está regulada principalmente por dos normas:
- El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
- La Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
Estas normas establecen que toda organización debe aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los datos personales durante todo su ciclo de vida.
Cuando una empresa contrata un servicio de custodia de archivos o custodia de documentación, sigue siendo la responsable de los datos personales que contiene esa documentación. La empresa que presta el servicio de custodia actúa, con carácter general, como encargado del tratamiento, por lo que ambas partes deben formalizar un contrato que establezca las obligaciones de cada una respecto al tratamiento y protección de la información.
Entre otras cuestiones, dicho contrato debe regular aspectos como:
- El tratamiento de los datos siguiendo únicamente las instrucciones del responsable.
- El deber de confidencialidad del personal que acceda a la documentación.
- La adopción de medidas de seguridad adecuadas.
- La prohibición de utilizar los datos para fines distintos de los contratados.
- La devolución o destrucción de la documentación cuando finalice el servicio, si procede.
A diferencia de la normativa anterior, el RGPD ya no establece niveles de seguridad (básico, medio y alto). En su lugar, las medidas de protección deben adaptarse al nivel de riesgo que presenta cada tratamiento de datos, teniendo en cuenta factores como el tipo de información custodiada, el volumen de documentación o las posibles consecuencias de una pérdida o acceso no autorizado.
¿Qué documentos requieren una custodia segura?
Prácticamente cualquier organización gestiona documentación que debe conservarse de forma segura, tanto por motivos legales como operativos. Una correcta custodia de documentos de archivo ayuda a preservar la información, facilitar su localización y evitar accesos no autorizados.
Entre la documentación que habitualmente requiere medidas específicas de custodia se encuentra:
- Contratos con clientes, proveedores y colaboradores.
- Expedientes laborales de empleados.
- Documentación fiscal y contable.
- Escrituras y documentación mercantil.
- Expedientes administrativos.
- Documentación legal.
- Historiales de proyectos.
- Documentación técnica.
- Archivos digitalizados.
- Cualquier documento que contenga datos personales o información confidencial.
En todos estos casos resulta recomendable implantar procedimientos que garanticen la conservación, disponibilidad y confidencialidad de la documentación durante todo el tiempo que deba mantenerse archivada.
Protección de datos en la custodia documental
A la hora de digitalizar tus documentos y contratar a una empresa para que custodie toda esa información es importante que tengas en cuenta que ésta disponga de un sistema de gestión de calidad y de procedimientos de seguridad de la información que garanticen la protección de los datos.
Algunos requisitos que debe reunir la empresa que custodie la documentación de tu empresa son:
- Garantizar el secreto de la información obtenida a través de esos documentos y comprometerse a responder del mal uso que se haga de los mismos tanto en sus instalaciones como las que hagan sus empleados a la hora de trasladar y gestionar los documentos.
- Compromiso para poner a su alcance todos los medios precisos que eviten poner en riesgo la confidencialidad de la información de tu empresa, que has dejado en sus manos.
- Adoptar medidas técnicas y organizativas para asegurar la confidencialidad de los datos de carácter personal.
- Contar con todas las medidas necesarias para evitar la pérdida, sustracción, alteración o acceso no autorizado tanto por parte de sus empleados como por otras personas ajenas e incluso por factores externos como una inundación, un incendio o una plaga.
- Asegurar la custodia de datos personales exclusivamente en instalaciones y sistemas que reúnan todas las condiciones de seguridad necesarias para garantizar su protección.
- Implantar controles de acceso que limiten quién puede consultar o manipular la documentación.
- Disponer de sistemas de trazabilidad que permitan conocer quién ha accedido a los documentos y cuándo se ha producido dicho acceso.
- Contar con procedimientos de copia de seguridad y recuperación ante desastres cuando la documentación se encuentre digitalizada.
- Disponer de protocolos de destrucción confidencial de documentos cuando finalice el periodo de conservación.
- Mantener medidas de seguridad física, como sistemas de videovigilancia, control de accesos, detección y extinción de incendios, control ambiental y protección frente a incidencias que puedan afectar a la documentación.
Cómo elegir una empresa de custodia documental
Elegir una empresa especializada en custodia documental va mucho más allá de encontrar un espacio donde almacenar cajas con documentos. Se trata de confiar información sensible a un proveedor que debe garantizar su conservación, confidencialidad y disponibilidad durante todo el tiempo que sea necesario.
Antes de contratar un servicio de custodia de documentación, conviene valorar aspectos como los siguientes:
- Que cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la LOPDGDD.
- Que disponga de instalaciones seguras y preparadas para conservar la documentación en condiciones óptimas.
- Que cuente con sistemas de control de accesos, videovigilancia y protección contra incendios, inundaciones u otros riesgos.
- Que garantice la trazabilidad de los documentos y permita localizar cualquier expediente de forma rápida.
- Que ofrezca servicios complementarios como digitalización documental, consulta de archivos, préstamo de documentación o destrucción confidencial certificada.
- Que disponga de procedimientos claramente definidos para la gestión y transporte de la documentación.
- Que cuente con personal formado en protección de datos y seguridad de la información.
Elegir un proveedor que reúna estas características permitirá reducir riesgos, mejorar la gestión documental de la empresa y garantizar una seguridad en la custodia de archivos acorde con las necesidades actuales.
Protege los datos con una buena custodia documental
Por tanto, la protección de datos en la custodia documental es un aspecto fundamental para cualquier empresa que decida externalizar la gestión de sus archivos. Elegir el proveedor adecuado es la mejor forma de garantizar que la documentación permanecerá protegida, disponible y correctamente conservada durante todo su ciclo de vida, cumpliendo además con la normativa vigente en materia de protección de datos.
Una empresa especializada en custodia de documentos, que aplique medidas de seguridad físicas y digitales, permitirá minimizar riesgos, proteger la información confidencial y facilitar el acceso a la documentación cuando sea necesario. De este modo, la organización no solo cumple con sus obligaciones legales, sino que también mejora la eficiencia en la gestión de sus archivos y aporta una mayor tranquilidad tanto a la empresa como a sus clientes.
Preguntas frecuentes sobre la custodia documental
¿Qué es la custodia documental?
La custodia documental es el conjunto de procesos destinados a conservar, organizar, proteger y gestionar la documentación de una empresa, garantizando su disponibilidad, integridad y confidencialidad durante el tiempo que deba conservarse.
¿Qué normativa regula la custodia documental?
La custodia documental que implique el tratamiento de datos personales debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), además de cualquier otra normativa sectorial que resulte aplicable.
¿Qué documentos deben custodiarse?
Es recomendable custodiar de forma segura toda la documentación relevante para la empresa, como contratos, expedientes de personal, documentación fiscal y contable, escrituras, documentación legal, proyectos, archivos digitalizados y cualquier documento que contenga datos personales o información confidencial.
¿Cómo garantiza una empresa la seguridad en la custodia de archivos?
Una empresa especializada debe aplicar medidas como el control de accesos, sistemas de videovigilancia, protección frente a incendios o inundaciones, trazabilidad de los documentos, protocolos de transporte seguro y procedimientos de recuperación ante incidencias, entre otras.
¿Qué ventajas ofrece externalizar la custodia de documentos?
Externalizar la custodia de documentos permite liberar espacio en las oficinas, mejorar la organización de los archivos, facilitar la localización de la documentación, reforzar la seguridad de la información y asegurar el cumplimiento de la normativa aplicable.
