¿Qué debe tener un programa de gestión documental para tu empresa?
La gestión documental se ha convertido en un punto fundamental para la mayoría de las empresas, aporta ventajas indiscutibles para aumentar la productividad, ahorrar costes, tiempo, mejorar el ROI y los procesos, el cumplimiento de las normativas de seguridad, reducir el riesgo profesional y la movilidad. ¿Eres el director general de tu empresa y no sabes por dónde empezar a buscar un buen programa de gestión documental?
Tranquilo. En este post vamos a compartir contigo qué requisitos debe tener. ¿Nos acompañas?
3 cosas que debe tener un buen software de gestión documental
Primero, conoce tus necesidades, analízalas y, cuando las sepas, empieza a buscar soluciones, barajar posibilidades y elegir aquella opción que mejor se adapta a tus requisitos. Vamos a contarte qué debe tener un programa de gestión documental:
- Funciones básicas. Es fundamental que pueda integrarse fácilmente con otros programas y plataformas, como Microsoft Office. También es recomendable permitir la gestión completa de los distintos departamentos de la empresa, así como la posibilidad de almacenar documentos de todo tipo (nóminas, contratos, albaranes, facturas, solicitudes y otros trámites). El sistema debe incluir un cuadro de mando desde donde poder organizar y gestionar los documentos, datos y archivos integrados. Su uso debe ser sencillo para no repercutir en la productividad de la empresa.
- Funciones avanzadas e Inteligencia. Un software inteligente de gestión documental facilita la búsqueda de un determinado documento, por lo que también es recomendable contar con un sistema OCR que reconozca los datos escritos y clasificarlos conforme a los documentos. De esta forma, el gestor inteligente permitirá hacer búsquedas a través de palabras que correspondan con el documento y localizarlo de manera rápida.
- Soporte y mantenimiento. Contar con un equipo que se encargue de implantar el software y que resuelva las dudas y los problemas que puedan surgir al usuario o empresa. Será fundamental para asegurar el mantenimiento del programa a largo plazo. La inversión en un software de gestión documental no es cualquier cosa, sino que debe generar beneficios económicos, adaptarse a las necesidades y exigencias de la empresa, y servir de impulso a la productividad.
¿Se te viene a la mente algún software de gestión documental que cumpla con estos requisitos? Síguenos en nuestro blog y descubre las últimas novedades en esta tecnología.
Además de estos requisitos…
¿Pierdes demasiado tiempo buscando documentos? ¿El desorden documental ha llegado a tu empresa? ¿Encuentras dificultades de acceso a la información? ¿Pierdes documentos importantes? ¿Está influyendo en la productividad de tu compañía?
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Existen muchas claves a tener en cuenta a la hora de elegir un programa de gestión documental. Quédate con estas: compatibilidad con cualquier ERP o CRM, envío de documentos a través del mail, funcionalidades a medida, formación personalizada y elección entre un solo pago o en mensualidades. El poder lo tienes tú.
El director general y la gestión documental, ¿qué les une?
El rol del director general de las empresas se distingue por algo más que por su poder de decisión. Es el principal responsable en la orientación del negocio (orientar correctamente a los subordinados para que puedan alcanzarse los objetivos de la compañía), planificar las estrategias (ya que eso repercutirá rotundamente en los resultados y en la imagen de la empresa), organizar los recursos (en cada una de las áreas de la organización), liderar el capital humano (motivar y guiar de forma efectiva para cumplir con los objetivos que han sido establecidos en la empresa de una manera mucho más efectiva), controlar los procesos (para determinar si el desarrollo de esas estrategias es óptimo).
Entre todas estas responsabilidades, las soluciones de gestión documental ocupan un lugar fundamental, dado que son las responsables de garantizar la buena gestión de la información dentro de la compañía, así como su búsqueda y recuperación. Muchos directores generales de pequeñas y medianas empresas, sin embargo, todavía no saben si necesitan un programa de gestión documental porque lo desconocen. Nadie sabe que necesita algo cuando existe desconocimiento, de manera que hoy ponemos sobre la mesa necesidades que, quizás todavía no habías identificado.
En definitiva, los sistemas de gestión documental son una tendencia en el nuevo paradigma de gestión organizacional. Planificar, organizar, dirigir y evaluar son tareas que el director general afronta en su día a día, pero sin un sistema de gestión documental implantado en la compañía es difícil que pueda realizarlas con éxito.
