¿Cómo influyen las funciones de la gestión documental en la empresa? Tradicionalmente, este proceso ha sido entendido como “el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”.
Para comprender las funciones de la gestión documental en los procesos actuales de la empresa es necesario echar mano del moderno software de gestión, un sistema capaz de aumentar la productividad, ahorrar tiempo y costes, mejorar el ROI, reducir el riesgo profesional, la movilidad y garantizar la preservación de los documentos electrónicos.
A grandes rasgos, estas soluciones tecnológicas aportan la productividad y la eficiencia que las empresas necesitan para alcanzar los resultados deseados.
¿Cuáles son las funciones de los sistemas de gestión documental?
Los sistemas de gestión documental cubren gran parte de las necesidades tecnológicas de la empresa: búsqueda y consulta de la información, almacenamiento de datos, etc. Sus principales funciones son:
- Gestionar las políticas para la administración y la creación de documentos.
- Organizar con lógica toda la documentación.
- Garantizar la disponibilidad, inmediatez y acceso de la documentación.
- Conservar la información gracias a la digitalización.
- Establecer sólidas estrategias técnicas.
Gracias a estas tareas, las compañías pueden mantener altos estándares de calidad y obtener ventajas tan relevantes como estas: optimizar sus procesos, reducir gastos, aumentar la seguridad, mejorar el manejo del tiempo, reducir los tiempos de consulta, establecer la custodia inteligente de los archivos, etc.
¿Por qué son importantes las funciones de la gestión documental?
Las funciones de la gestión documental no solo sirven para ordenar archivos. También permiten a la empresa trabajar con más control, reducir errores, agilizar la búsqueda de información y asegurar que cada documento esté disponible cuando se necesita. En un entorno donde la rapidez, la trazabilidad y la seguridad son claves, contar con un sistema documental eficiente mejora tanto la operativa interna como la atención al cliente.
¿Qué supone la gestión documental en el desarrollo de tu empresa?
El objetivo central de las funciones de la gestión documental a través de un software es garantizar la organización y el control de todos los documentos a través del análisis y el seguimiento constante. Sin embargo, este avance es vital para establecer la custodia inteligente de archivos, optimizar los procesos de gestión, reducir los tiempos de consulta, aumentar la seguridad, etc.
En definitiva, contribuye al crecimiento exponencial de la compañía. Es una tendencia actual, un nuevo paradigma organizacional desde el que podemos controlar el papeleo de la oficina, desde la incorporación al sistema de gestión de archivos hasta su disposición final.
Este proceso facilita el desarrollo de la compañía y resulta vital para el negocio. Tanto es así, que alrededor del 90% de la información vital de la organización se encuentra en estos documentos.
No importa si eres una grande, mediana o pequeña empresa, porque todas las compañías, independientemente de su tamaño y sector, manejan información a diario, en mayor o en menor medida. Sin embargo, es cierto que a medida que el tamaño de la organización es mayor, la cantidad de información que manejan crece.
Funciones de la gestión documental en el día a día de la empresa
En la práctica, las funciones de la gestión documental se reflejan en tareas cotidianas como registrar documentos, clasificarlos correctamente, controlar versiones, automatizar aprobaciones, localizar expedientes, limitar accesos y conservar la información durante el tiempo necesario. Todo ello permite que los equipos trabajen con más rapidez y menos dependencia del papel o de procesos manuales.
¿Qué sectores demandan más estos softwares?
Aunque cualquier empresa puede implementar este tipo de soluciones para gestionar sus contratos, nóminas, o cualquier otro documento, existen sectores donde la necesidad de implantarlos es todavía mayor. Mira estos 6 ejemplos:
- Sector bancario (comprobantes de depósitos, justificantes de transacciones, retiros de cuentas de ahorros, depósitos de cuentas corrientes, transferencias bancarias, cheques de gerencia, contratos, pagarés, letras…).
- Sector educativo (material escolar, exámenes, documentos, certificados, boletines de notas, correos electrónicos, documentos sobre el comportamiento o los problemas de asistencia de los alumnos, listas de clase, informes…).
- Sector automovilístico (permisos de conducir, carnets, tarjetas de inspección técnica, informes de la ITV, documentación de vehículo…).
- Sector legal (certificados, actas, circulares, poderes, donaciones, autorizaciones, firmas personales, sociedades mercantiles, sociedades civiles, documentos legales y de procesos judiciales, testamentos, contratos de trabajo de propiedad, gestiones de separación y divorcios, facturas…).
- Sector sanitario (informes médicos, historiales de pacientes, pruebas, análisis, visitas médicas, citas, revisiones…).
- Gestorías (finiquitos, nóminas, contratos, altas y bajas en la Seguridad Social, solicitud de pensiones, gestión de subvenciones, cursos de formación, prórrogas, cartas de recomendación, presupuestos…).
Sin embargo, no son los únicos sectores que más están demandando sistemas de gestión documental de docunecta.com. Las asesorías y Administraciones Públicas también se encuentran entre las organizaciones y sectores que más apuestan por este tipo de soluciones en la actualidad.
Resumen: la influencia de la gestión documental en las pymes
Queda claro que estos sistemas son un vehículo en el desarrollo empresarial. Teniendo en cuenta que las compañías pueden generar a diario muchísima información, entre facturas, albaranes, presupuestos, nóminas, contratos, briefings, etc., garantizar la seguridad y el acceso a los mismos es fundamental para su funcionamiento y para responder con rapidez a las consultas de sus clientes. Esto se consigue gracias a las diferentes funciones de la gestión documental, que además te ayudan en otras muchas áreas de negocio.
¿Estás preparado para optimizar tus procesos? ¿Qué documentos utilizas a diario en tu compañía? ¿Estás haciendo algo para mejorar la calidad del servicio que prestas a tus clientes? ¿Y la productividad? Contacta con nosotros, en Docunecta podrás resolver todas tus dudas.
Preguntas frecuentes sobre las funciones de la gestión documental
¿Cuáles son las principales funciones de la gestión documental?
Las principales funciones de la gestión documental son organizar, clasificar, almacenar, proteger, recuperar y conservar la información de una empresa de forma eficiente.
¿Qué ventajas aporta la gestión documental a una pyme?
Permite ahorrar tiempo, reducir errores, controlar mejor los documentos y mejorar la productividad sin depender de procesos manuales.
¿Qué documentos se pueden gestionar con un software documental?
Facturas, contratos, nóminas, expedientes, presupuestos, albaranes, certificados, historiales, correos electrónicos y muchos otros documentos internos o externos.
¿Por qué es importante la gestión documental dentro de la empresa?
Porque ayuda a mantener el control de la información, agiliza la consulta de documentos y mejora la seguridad y la eficiencia operativa.
