La gestión documental para el sector salud, tanto en los centros o clínicas públicas como en las privadas, supone numerosas ventajas que se suman a los beneficios que reporta esta forma de organización y administración de papeleo en cualquier otra empresa como puede ser un despacho de abogados, un centro educativo, pyme o cualquier empresa que trabaje con gran cantidad de documentos en su día a día.
En este caso, no hablamos solamente de clientes sino de pacientes y cuando la salud entra en juego es de vital importancia administrar bien toda la documentación. Hoy día, un buen centro sanitario debe externalizar tanto la digitalización como la custodia y gestión de toda su información en aras de mejorar la calidad de la atención al paciente.
La sanidad en España es competencia de las Comunidades Autónomas y cada una de ellas implementa el sistema de gestión de sus centros hospitalarios. En este caso, deben buscar un buen programa o solución que se adapte a sus necesidades concretas y el personal tendrá que asumirlas y manejarlas una vez implementadas.
En una clínica privada es igual de importante tener un máximo control de la documentación no sólo de los pacientes sino del personal de los distintos departamentos y tanto la conservación de los mismos como su manejo debe ser lo más productiva y eficiente.
Son muchos los documentos que manejan los profesionales del área de la salud, ya sean historiales clínicos, pruebas médicas, chequeos, recetas...y tenerlos a buen recaudo y bien organizados es imprescindible.
La gestión documental para el sector de la salud tiene muchas ventajas que detallamos a continuación:
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Agiliza el acceso a la información
Cuando un paciente entra en una consulta médica el especialista debe conocer su historia clínica para valorar con exactitud su problema o recetar los medicamentos más adecuados.
A veces, los programas que tienen los centros hospitalarios son lentos o complicados en su uso y los profesionales no pueden acceder en el momento, retrasando el resto de consultas o incluso impidiendo el acceso a información relevante.
Es de vital importancia, acceder de manera inmediata a sus datos para que no haya lugar a errores y agilizar la atención al paciente que está en consulta y también a los que están en la sala de espera.
Con un buen programa de gestión documental adaptado a las necesidades concretas de la organización ese acceso a los documentos supone segundos y además es seguro y confidencial.
Asegura la confidencialidad de los datos
La protección de datos es, como en el caso de otro tipo de empresas, obligatoria. Preservar la documentación de cada paciente es una garantía que ofrece un programa de gestión documental creado específicamente para satisfacer las necesidades del sector sanitario.
Para ello, el primer paso es digitalizar toda la información y aprovechar también las ventajas de este proceso para después poder implementar un software de gestión que facilite las tareas de todo el personal de la clínica y asegure la protección de esos datos confidenciales.
Supone un ahorro en recursos humanos
Aunque el personal administrativo es fundamental en cualquier centro sanitario sí que es posible minimizar los gastos en estos recursos humanos y aumentar la productividad de los empleados de este departamento.
La gestión documental permite ahorrar mucho tiempo al personal que se encarga de buscar un documento, archivarlo, editarlo o enviarlo por ejemplo a otro departamento o a un paciente.
Imagina por ejemplo el envío de una cita médica: en muchos hospitales aún lo hacen de forma manual e incluso en formato papel por correo ordinario. Aunque en el caso de personas mayores o de aquellas que no cuenten con acceso a Internet o dispongan de correo electrónico es preciso seguir este procedimiento, en otras ocasiones se puede prescindir del papel.
Ahorro de espacio físico
La custodia de documentos en unas instalaciones externas es una buena forma de ahorrar espacio físico en la clínica u hospital. En muchos casos, hay salas destinadas únicamente a guardar archivos y aunque estén bien organizados ocupan demasiadas estanterías y el acceso a ellos es cada vez más tedioso por parte del personal administrativo.
La gestión documental requiere antes la digitalización de la información y una vez convertida a formato electrónico puede conservarse en el propio centro o en instalaciones seguras y libres de cualquier riesgo de pérdida o deterioro.
Actualización de la documentación
La información de todos los pacientes debe estar siempre actualizada. Pueden producirse fallos graves en la persona atendida si sus datos no son los correctos porque no se han modificado en su momento o no se han actualizado.
Contar con todos esos documentos al día es imprescindible para evitar errores que pueden poner en riesgo la salud de los pacientes.
Personal más productivo y eficiente
Ligado al ahorro de tiempo en la búsqueda de información, los programas de gestión documental en el sector de la salud son ideales para reducir o evitar quejas o reclamaciones por la lentitud en la atención.
Una de las críticas más extendidas en los centros sanitarios, especialmente los de ámbito público, son los retrasos en las citas o las largas esperas, motivadas a veces por los propios pacientes que no llegan puntuales.
El acceso a la documentación de cada paciente debe ser lo más rápido posible así como la consulta o el envío de información a otros departamentos o especialistas que necesiten los datos en un momento concreto.
Como conclusión, has de saber que la gestión documental tiene numerosas ventajas en cualquier sector pero el sanitario es especialmente uno de los mayores beneficiados. La calidad en la atención a los pacientes marcará la diferencia entre unos centros y otros y es un plus que cualquier usuario tendrá en cuenta a la hora de valorarlo.
