Cómo puede aumentar la productividad el gerente de la empresa

En los tiempos que corren, marcados por las prisas y la inmediatez, es muy importante tener todos los documentos actualizados, ordenados y en regla. Es la única forma de que las empresas eviten la pérdida de clientes y de información que puede acarrear el desorden documental.

El gerente de la empresa tiene una gran labor por delante, pues es el responsable principal de conseguir los objetivos en cada una de las áreas en las que se divide la empresa, maximizar la rentabilidad de la compañía para socios, conseguir el mayor beneficio posible y mantener e incrementar el nivel de motivación del personal a cargo.

A continuación queremos contarte por qué los documentos juegan un papel fundamental a la hora de aumentar la productividad en la empresa. ¿Nos acompañas?

Un problema actual con el que se encuentra el gerente de la empresa

Las cuentas de una empresa son de suma importancia porque nos permiten registrar todos los ingresos y los gastos que se llevan a cabo en la misma. De esta forma, lo que se busca es el control de la distribución de los recursos para evitar pérdidas y mejorar el funcionamiento. Tener la información contable a disposición es muy importante para que la empresa pueda hacer frente a cualquier tipo de deuda y seguir un orden.

El gerente de la empresa debe garantizar la efectividad de las operaciones diarias, liderar y coordinar la planificación estratégica. Pero muchas veces, en las empresas existe una amplia desorganización financiera, comunicativa, informativa, etc., que nos impide la obtención de información correcta y oportuna.

El gerente en la mejora de la productividad empresarial

Mejorar la productividad empresarial en una compañía es un objetivo constante y de gran importancia. Por eso, en mitad de un universo digital protagonizado por el big data y las Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC), cada vez son más las empresas que se unen a la implantación de un sistema de gestión y organización documental que les ayude a tener claras las cuentas y todas las acciones que se realizan en la empresa.

La gestión documental hace posible el paso del papel al mundo digital. Del caos al orden y la organización. De invertir tiempo y dinero en papeles, archivadores, hacer frente a posibles sanciones por la pérdida de datos, etc., al ahorro de costes y al control de estos.

El gerente de la empresa puede aumentar la productividad gracias a los sistemas de gestión documental de docunecta.com que permiten mejorar los procesos de trabajo en las compañías.

¿Qué tipo de costes puede controlar con un sistema de gestión documental?

Controlar los costes para ahorrar es un objetivo prioritario para cualquier empresa, independientemente de su sector. Por este motivo, queremos contarte los 4 puntos en los que se enfocan para conseguirlo con la gestión documental:

RECURSOS. Si un trabajador utiliza alrededor de 15.000 hojas al año y pierde casi la mitad de su tiempo buscando documentos físicos y electrónicos para localizar la información que necesita, algo habrá que hacer. El almacenamiento del papel cuesta dinero. No solo es la impresión y la tinta, sino las carpetas, las estanterías, los archivos, el propio papel, etc. El software de gestión documental te ayuda a reducir todo ese tiempo perdido.
IMPRESIÓN. La gestión documental permite el paso de documentos en papel a documentos digitales, sin necesidad de estar imprimiéndolos ni archivándolos. Estarán disponibles para todos los usuarios que cuenten con autorización para ello dentro de un repositorio centralizado. Tampoco será necesario estar haciendo copias de la información que envías a tus clientes.
ESPACIO FÍSICO. ¿Conoces alguna oficina 100% libre de papeles? Es difícil conseguirlo, pero con un sistema de gestión documental es posible reducir gran parte de la información física que tenemos. Podrá convertirse en entorno eficiente libre de grandes cantidades de papel, contribuyendo a su vez en un menor impacto ambiental.
SEGURIDAD Y RECUPERACIÓN. Las copias de seguridad pueden realizarse de forma automática, sin necesidad de correr el riesgo de perder toda la información en caso de que se produzca un desastre natural, la pérdida de un dispositivo, una fuga de información o una brecha de seguridad en las empresas. La gestión documental hace posible una seguridad fácil y económica.