¿Qué pasaba hace 20 años? Han sucedido tantas cosas durante estas dos décadas, que resulta complicado buscar una sola respuesta a esta pregunta. Aunque todo evoluciona y nada permanece, hay una cosa que no ha cambiado en las empresas nunca: la importancia de su información. Este elemento es la savia que alimenta las compañías y muchos de sus procesos dependen de ella.
Sin embargo, los procesos de gestión y tratamiento de la misma han cambiado, dejando atrás procesos manuales y pesados, y dando la bienvenida al universo digital y electrónico. Como consecuencia, la normativa jurídica que sustenta estos procesos también ha evolucionado, marcando los principios del tratamiento de los datos.
En este post, vamos a hacer un repaso por la evolución de la normativa jurídica en esta materia para compartirlo contigo.
¿Qué ha cambiado en la normativa jurídica y reguladora de los documentos?
Esto no es un mero repaso por la evolución histórica de los documentos, sino que vamos a tratar su presencia tanto en el sector público como privado:
- La ausencia de las directrices y normas reguladoras de la producción, gestión y conservación documental en el ámbito empresarial ha sido la tónica dominante durante muchos años en nuestro país. (Diego Navarro Bonilla). Con el paso de los años, la situación ha cambiado, introduciéndose nuevas “políticas de información que permiten disponer de normas y criterios para efectuar un tratamiento racional y homogéneo de los documentos generados, conservados y reunidos en el transcurso de sus actividades por las empresas”.
- La falta de normativa para la regulación documental en las empresas españolas ha acentuado la situación durante muchos años, aunque se disponía de pequeñas normativas específicas, como: la Ley 16/1985, de 25 de julio, del Patrimonio Histórico Español y la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, etc.
- La digitalización cada vez más acentuada de los documentos ha llevado a la normativa a evolucionar hacia el marco electrónico y establecer nuevas políticas de acceso y privacidad. Las leyes y normativas jurídicas por la que se rige el desarrollo de la administración electrónica en España en la actualidad recogen los siguientes elementos: procedimiento administrativo electrónico, normas técnicas de interoperabilidad, estructura organizativa, sistema de verificación de datos, notificación electrónica, firma electrónica, etc.
- Hace tan solo dos años se publicó el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo, por el que se establece el marco regulatorio en materia de protección de datos de carácter personal. Desde entonces, las empresas se han visto obligadas a aumentar la ciberseguridad y a implementar sistemas de control de acceso, almacenamiento, etc.
Aunque esta es una evolución general de la normativa jurídica del panorama documental en España, tanto en el ámbito privado como público, existen muchos procedimientos que han guiado el tratamiento de los datos en nuestro país.
La digitalización de los documentos en el ámbito público
Las leyes 39/2015 y 40/2015 obligan al sector público a contar con todos los documentos digitalizados para impulsar la digitalización y la gestión de documentos electrónicos. El objetivo es garantizar la transparencia y la organización. A su vez, estas normas también sirven de ejemplo e impulso para la evolución de las empresas privadas, independientemente de su tamaño y sector.
El almacenamiento electrónico se ha convertido en una práctica cada vez más común, aunque en el sector público se hiciera con vistas a lograr que el 100% de los archivos estuvieran disponibles en formato electrónico, facilitando su acceso y mantenimiento.
La digitalización de documentos en 2020
Aunque la mayoría de los flujos de trabajo basados en papel han sido el trampolín de intercambio de información entre los usuarios y las empresas durante muchos años, la atención hacia lo digital es cada vez mayor. Las compañías siguen gestionando y procesando documentos en papel, pero eso no desvía su atención hacia la digitalización, sino que sirve de impulso para seguir apostando por soluciones enfocadas en la productividad y el crecimiento.
No se trata de un simple cambio de paradigma que evoluciona con el tiempo, sino que la digitalización está ayudando a las empresas a mantener la documentación centralizada, sistematizada y accesible de forma casi instantánea. Conlleva la reducción de costes administrativos, el control inmediato y eficaz, la ausencia de errores y manipulaciones, la recuperación de documentos, etc., y eso hace que las compañías se planteen su apuesta por sistemas de gestión documental.
Si hay algo que nunca cambia con el paso del tiempo, es la necesidad de tener un acceso simple y rápido a la información con la que trabajamos, así como la seguridad y la autenticidad de la misma. Por eso, las empresas adoptan herramientas tecnológicas basadas en la gestión documental con Docunecta, porque permiten cumplir todas estas posibilidades.
A lo largo de este post hemos hablado de las empresas y la regulación de la documentación, pero también podemos abordarla desde otro punto de vista. Por ejemplo: todas las organizaciones se enfrentan a normas, como la ISO 9001 o el RGPD, y la gestión documental puede ayudarle a cumplir con todas ellas.
