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Blog de gestión documental para empresas

Escrito por Miguel Aparisi en Transformacion digital / Tiempo de lectura: 4 minutos.

Evitar contratiempos de informática, una tarea fundamental en las pymes

¿Está tu empresa preparada para solucionar contratiempos de ciberseguridad o averías en el sistema? En los últimos años, han surgido nuevos conceptos, como ciberseguridad o gestión documental, que se han convertido en claves para la mejora del trabajo diario y la seguridad en las empresas.

Si la tecnología sigue creciendo, y también lo hace la manera de atacarla, ¡algo debemos hacer! Según las cifras del Centro Criptólogo Nacional, en 2016 aumentó hasta un 44% el número de incidentes de seguridad. Durante el último año, en 2019, también hemos sentido la preocupación por los ciberataques, que crecieron un 25% sobre las empresas de interés estratégico.

El director de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) es el encargado de que los departamentos de informática de las empresas funcionen de forma eficiente, sin ningún tipo de contratiempo. El llamado CIO (Chief Information Officer) es el responsable de orientar el uso de las tecnologías de la empresa para sacarles el mayor rendimiento posible.

¿Conoces los contratiempos más habituales producidos en las pymes? ¿Qué estás haciendo para evitarlos? ¿Qué importancia das a la seguridad? Vamos a desvelarlo.

 

Principales contratiempos producidos en las pymes

Por lo general, muchas personas creen que una brecha de seguridad solo puede venir de un lado: ataques informáticos. Sin embargo, esto no es del todo así, ya que la fuga de información puede venir de una simple pérdida de dispositivos USB con información sensible de la compañía, de una contraseña poco segura, etc. Por eso, es importante reforzar la seguridad. Los principales contratiempos informáticos que sufren las empresas son:

  • Ataque informático a través de virus, worms, keyloggers, ransomware, etc.
  • Vulnerabilidades en el software.
  • Ausencia de una red informática fuerte y segura (los equipos no se pueden comunicar entre sí).
  • Escaso mantenimiento informático.
  • Intrusiones en la red de la empresa.
  • Fugas de información y virus informáticos.
  • Pérdida de datos.
  • Phising, o suplantación de identidad.
  • Denegación de servicios.
  • Falta de actualización de los ordenadores.
  • Problemas en la memoria RAM.

Estos son solo algunos de los principales ejemplos, pero existen muchos más casos. Es una pena que la mayoría de las empresas no tomen medidas serias de ciberseguridad y gestión de documentos para controlar quién, cómo y cuándo se accede a estos, así como permitir su recuperación, hasta que no sufren algún tipo de problema en sus equipos.

La pérdida de información es uno de los problemas que más afecta a las pymes en la actualidad, pero debemos tomarnos enserio la seguridad y la eficiencia de nuestros equipos informáticos mucho antes de sufrir un problema.

 

Gestión documental y ciberseguridad

¡Más vale prevenir que curar! A grandes rasgos, la gestión documental y la ciberseguridad permiten mejorar el estado técnico y operativo de los equipos, aumentar la seguridad, prolongar su vida, reducir el impacto en el cliente, etc.

Por su parte, la gestión documental favorece la búsqueda, el control y la recuperación de los documentos (información) que almacenamos en la empresa. Digitaliza los documentos y evita su deterioro, como ocurre en el papel, así como su pérdida, ya que todos están seguros en un servidor central. Un software inteligente de gestión documental también permite el acceso de forma estructurada, al poder definir permisos de acceso, entre otras cosas. Además, hace posible la colaboración entre distintos usuarios, así como la integración de toda la documentación en un sistema central con el resto (CRM, Página web, ERP, etc.).

De esta manera, podemos afirmar que los programas de gestión documental ayudan a las empresas a cumplir con los estándares de seguridad informática. Esta alternativa es clave para garantizar la integridad de la información de las pymes.

Si eres el CIO de tu empresa, es importante que te asegures de que los sistemas con los que se está trabajando sean seguros. Con programas que ayudan a mejorar la ciberesguridad de tu empresa fomentarás la innovación y el cambio dentro de la organización, brindarás soluciones a medida, flexibles, dinámicas y escalables, promoverás el cambio en la compañía, y esto incidirá en la cultura empresarial y calará en las personas.

 

La gestión documental, ¿es la solución?

Aunque parezca que todo está controlado, la informática puede empezar a jugarte una mala pasada en cualquier momento, lo que genera retrasos, pérdidas de dinero, e incluso de clientes. Sin embargo, gran parte de estos problemas pueden evitarse fácilmente si se toman las medidas necesarias a tiempo.

La gestión documental con Docunecta no solo se ha presentado como una solución al control, el seguimiento y la preservación de los documentos, sino también como una alternativa eficaz para ahorrar tiempo y dinero, garantizar la fiabilidad, facilitar la movilidad de la información sin dificultad, compartir los documentos fácilmente, etc.

Si eres el CIO de tu empresa, es importante que te asegures de que los sistemas con los que se trabaja, sean lo más seguros y eficientes posible.

 

 

DocuManager Un sistema de gestión documental fácil y sencillo

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