Hay que ver la de información que llegamos a almacenar en nuestros lugares de trabajo. Datos de todo tipo. Contabilidad, información personal de clientes, currículums, ofertas, nóminas, etc. ¿A dónde van a parar? ¿Qué estás haciendo para protegerlos? ¿Cuáles son tus medidas de seguridad? ¿Qué haces cuando necesitas encontrar un papel en este preciso momento? ¿Dónde los almacenas? ¿Qué haces cuando se empiezan a desgastar? ¿Cuánto tiempo pierdes buscando documentos contables?
Los datos son el principal activo de la mayoría de las empresas hoy en día. Si eres de esas personas que todavía buscan sus documentos en carpetas y archivos físicos almacenados en estanterías, este es tu sitio.
¿Qué son los documentos contables de una empresa?
La documentación sobre contabilidad son libros donde quedan registrados todos los movimientos financieros del negocio. Los hay de carácter obligatorio y los hay voluntarios. La contabilidad de las empresas es un abanico amplio que comprende el registro de los gastos, ingresos, patrimonios, inversiones u otras operaciones económicas que se llevan a cabo en la compañía.
Tradicionalmente, estos archivos han venido almacenándose en archivadores o estanterías que ocupaban un lugar físico en las oficinas. Es más, todavía lo siguen haciendo en muchas empresas, aunque suenan vientos de cambio que prometen una transformación digital en la manera en que se gestionan los documentos.
La contabilidad es responsabilidad directa del Director Administrativo Financiero, de manera que debe contar con los medios necesarios para encontrar el papel que está buscando en un momento de determinado, así como tener el control sobre toda la información económica de la empresa.
Cuáles son los principales documentos contables de una empresa
No solo abarcan los documentos del sistema contable, como los libros de contabilidad, sino que también comprenden documentos de gestión empresarial:
- Libro diario en la contabilidad de la empresa.
- Libro de registro de bienes de inversión.
- Libro de registro de facturas expedidas.
- Libro mayor de contabilidad.
- Libro de Inversión y Cuentas Anuales de la empresa.
- Libro de registro de facturas recibidas.
- Libros de IVA obligatorios.
- Balances.
- Memoria.
- Cuenta de pérdidas y ganancias.
- Estado de flujos de efectivo.
- Recibos y tickets.
- Comprobantes de pagos.
- Letras de cambio.
- Facturas.
- Consignaciones.
- Órdenes de compra.
- Resúmenes de cuenta.
- Pagarés y bonos.
- Cheques.
¿Trabajas con otro tipo de documentos? Cuéntanoslo para actualizar nuestra lista de documentos contables.
Tipos de archivos en contabilidad: físicos y digitales
Los tipos de archivos en contabilidad pueden clasificarse en físicos y digitales. Los archivos físicos son aquellos documentos en papel que se guardan en carpetas, archivadores o salas de documentación. Los archivos digitales, en cambio, se almacenan en sistemas informáticos o plataformas de gestión documental.
Cada vez más empresas apuestan por digitalizar sus documentos contables para reducir el uso de papel, ahorrar espacio, mejorar la seguridad y agilizar la búsqueda de información.
Qué documentos contables existen según su función
Para entender mejor qué documentos contables existen, también pueden agruparse según su función dentro de la empresa:
- Documentos de ingresos: facturas emitidas, tickets de venta o justificantes de cobro.
- Documentos de gastos: facturas recibidas, recibos o comprobantes de pago.
- Documentos fiscales: declaraciones de impuestos, libros de IVA y modelos tributarios.
- Documentos financieros: balances, cuentas anuales y estados de flujo de efectivo.
- Documentos laborales: nóminas, seguros sociales y contratos con impacto contable.
Esta clasificación facilita la organización documental y permite localizar cada archivo de forma más rápida y eficiente.
No pierdas más tiempo buscando documentos ¿QUÉ HACER?
Software Inteligente, Gestión Documental, Digitalización de Documentos… ¿Te suenan? Son los grandes aliados de las empresas para hacer frente a la falta de productividad debido a labores administrativas que se repiten una y otra vez, acabar con la preocupación, la escasa seguridad documental, las dificultades de acceso a intercambio de papeles, perder tiempo buscando documentos, desorden, falta de información… Y todo lo que esto conlleva para la imagen de la compañía.
Los softwares inteligentes de gestión documental son la alternativa más eficaz para facilitar el almacenamiento y la recuperación de los documentos de forma instantánea, tanto de los creados como de los recibidos; automatizar flujos y procesos documentales; extraer los datos de todos tus documentos escaneados y en formatos digitales para incorporarlos en los programas de gestión (CRM, ERP…); trabajar con cualquier sistema y distribuir los documentos de forma sencilla.
Cientos de empresas están reduciendo los procesos de tramitación de envíos en pocos días. En plena era de la transformación digital, la gestión documental con softwares inteligentes no debería ser una opción, sino una obligación.
Vamos, ¿a qué esperas? Compañías como Telepizza, Mary Kay, Leroy Merlín, Mapfre y Seat ya lo han hecho. ¿Te sientes preparado para dar el paso? Optimiza tus procesos documentales con Docunecta.
