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Blog de gestión documental para empresas

Escrito por Miguel Aparisi en Transformacion digital / Tiempo de lectura: 5 minutos.

Aumenta el control de los documentos de tu empresa

Toda actividad controlada en las empresas implica aumentar la seguridad de la misma. Por eso, en Docunecta desarrollamos soluciones tecnológicas con el fin de controlar documentos de manera sencilla y segura. Con la llegada de la era digital y tecnológica, se han empoderado las figuras de los perfiles informáticos, sus tareas, obligaciones y responsabilidades. Entre las más destacadas, se sitúan el fomento de la innovación y el cambio dentro de las empresas, la búsqueda de medidas flexibles, dinámicas y escalables, y el motor del cambio dentro de la organización para que influya en la cultura empresarial y cale de lleno en las personas.

En este contexto, el CIO es el encargado de adoptar soluciones tecnológicas que permitan aumentar el control de los documentos que se manejan, desde una factura hasta el currículum de sus empleados. Mantener el control sobre estos documentos no es solo importante a nivel de seguridad y cumplimiento normativo, sino también desde el punto de vista de la productividad.

 

Gestión documental: una alternativa eficaz para controlar documentos

¿Cómo almacenas tus datos actualmente? ¿Qué herramientas utilizas? ¿Cómo buscas la información que necesitas? ¿Cuánto tiempo te lleva este proceso? ¿Puedes controlar documentos de manera ágil y segura? Estas son las preguntas que deberías empezar a hacerte antes de elegir una solución tecnológica.

El software de gestión documental se ha convertido en una de las principales prioridades para las empresas, sobre todo para aquellas que manejan un volumen elevado de papeles. Gracias a esta solución, las empresas están eliminando tareas que quitan tiempo a los trabajadores de hacer su verdadero trabajo y, como consecuencia, ahorran costes. Para que te hagas una idea, alrededor del 30% del tiempo se pierde buscando documentos.

Esta situación choca con los fundamentos básicos de la gestión documental: controlar documentos y hacer búsqueda rápida por cualquier dato contenido en los mismos, clarificación y almacenamiento automático de los documentos, y seguridad en el acceso a estos. Piensa cuáles son tus problemas concretos y busca la mejor alternativa. Ten en cuenta también si manejas poco o mucho papeleo, cuánto tiempo tardas en encontrar un determinado documento, si dispones de ellos, cómo influye en la productividad de la compañía y el tiempo que podrías ahorrar.

Controlar documentos es fundamental pues no solo repercute en la imagen del negocio, también en su economía, por lo que la gestión documental en empresas con docunecta.com puede ser la solución que estabas buscando. ¿Quieres comprobarlo? Consulta sin compromiso.

 

Cosas que debes saber antes de invertir en un software de gestión documental

Muchas personas caen en el error de pensar que las soluciones documentales son un simple escaneo a PC, cuando, en realidad, son soluciones para pymes que no resultan nada complejas. Es más, en ocasiones, es la propia empresa proveedora de estos sistemas quien implanta e integra el software en la compañía, de manera que no tienes que preocuparte por nada.

¿Buscar una información que almacenaste hace X tiempo se ha convertido en un infierno para tu empresa? Es el momento de invertir en gestión documental. Haz que tus datos estén localizados en todo momento y no pierdas más tiempo haciendo tareas rutinarias.

La gestión documental automatiza tareas mediante procesos de flujo de datos (WorkFlow) y garantiza una respuesta rápida a tus clientes. Gracias a estas iniciativas, las empresas no solo mejoran su flujo de trabajo, sino que también avanzan en la transformación digital. Está claro que cada compañía es un mundo diferente, y que cada una de ellas presenta unos retos específicos. Sin embargo, hay una tendencia común en todas ellas: la transformación digital.

 

¿Por qué dar el paso en la digitalización de tus papeles?

Podríamos darte muchas razones por las que avanzar en el proceso digital y empezar diciendo que ‘aumentan la eficiencia, ahorran costes, mejoran el servicio ofrecido al cliente, etc.’, pero vamos a contarte primero cuál es la regla general. El principal propósito de las empresas en esta materia es convertir la transformación digital en un nuevo ente conectado con el ecosistema digital para actuar de forma más ágil y poniendo el foco en el cliente.

Este proceso exige una gran conciencia y esfuerzo internos por parte de la dirección, ya que es el núcleo desde el que se gestiona el cambio para abordar con éxito este desafío. Acciones tan comunes como consultar un documento, acceder a un producto o servicio, o relacionarse con otras personas del equipo, están cambiando gracias a soluciones colaborativas. Este nuevo paradigma de las relaciones entre personas y empresas nos obliga a reinventarnos y revisar nuestros modelos de negocio.

Aunque los modelos digitales de muchas empresas que ya se adentran en la transformación digital siguen siendo inmaduros, poco a poco van adquiriendo la robustez que necesitan. Lo logran a través de su apuesta por la nueva tecnología (Inteligencia Artificial, realidad virtual, CRMs, ERPs…). Sin embargo, no es suficiente con implementar nuevos sistemas, sino que se necesita tener una visión clara del sector, el impacto y el posicionamiento que han de asumir en el nuevo contexto, así como de sus metas y recursos para alcanzarlas.

En la mayoría de las organizaciones, cada área de trabajo busca sus propios medios para conseguir los resultados marcados, pero en el proceso digital, se rompe con la cultura por partes para adoptar esquemas de trabajo colaborativos con una visión mucho más global y transversal. Por ello, cada vez existen más metodologías ágiles, como Scrum o Kanban.

La gestión documental es solo un medio, la transformación digital es el fin.

 

 

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