En el trabajo cotidiano en tu empresa a menudo ocurrirá que varias personas tengan que trabajar a la vez en el mismo documento. Esto implica el peligro de que se genere un problema: que haya un conflicto de versiones.
Es decir, que alguien haga una modificación del documento sin que el resto de interesados sea informado.
Así, se da el riesgo de que falle la coordinación y se ralentice el flujo de trabajo, o incluso, en circunstancias excepcionales, de que se pierda información y la tarea quede sin completar.
Para evitar estas dificultades se ha desarrollado el concepto del control de versiones de documentos.
¿Quieres saber en qué consiste y qué ventajas aporta? ¡En este artículo encontrarás una explicación detallada!
¿Qué es el control de versiones?
El control de versiones es una práctica fundamental dentro de la gestión documental moderna, ya que permite registrar, organizar y supervisar todos los cambios realizados sobre un documento a lo largo de su ciclo de vida.
Guillem Borrell, analista de la Universidad Politécnica de Madrid, define el control de versiones como “los métodos y herramientas disponibles para controlar todo lo referente a los cambios en el tiempo de un archivo”.
Según explica, es poco probable que cualquier documento que se genere quede correcto en la primera escritura. Lo habitual es que se vayan haciendo correcciones y ampliaciones que modifiquen el contenido original en varias ocasiones. Y más en casos en los que no hay un solo autor, sino varios de forma conjunta.
Una versión es el estado en que queda el documento tras cada una de las modificaciones que se van haciendo. Partiendo del original, cada aporte va constituyendo una versión nueva. Borrell recuerda que no existe un criterio estandarizado para ir nombrando estas versiones, pero que una forma muy habitual es utilizar un sistema de tres números (por ejemplo, Documento 1.0.0):
- El primer número indica la “versión mayor”. Se modifica cuando hay una reescritura radical o una serie de cambios tan significativos que convierten al documento en incompatible con las versiones anteriores. Si es un 0, se entiende que aún no está listo para utilizarse o que no cumple con los requisitos mínimos exigidos.
- El segundo se refiere a la “versión menor”. Implica cambios en el documento importantes, pero no tanto como para que se llegue a considerar uno distinto. Cuando se hace un cambio en la “versión mayor”, el contador de este vuelve a cero, aunque se deja indicado: “Documento 2.0”.
- El tercero alude a una “segunda versión menor”. Se refiere a correcciones o cambios menores que no alteran nada especialmente relevante para el uso que el documento. A menudo se omite, especialmente cuando su valor es 0.
- No es habitual, pero sí posible añadir cuartas cifras y sucesivas en caso de que fuera necesario.
El objetivo del control de versiones de documentos es llevar un registro de todos estos cambios, de manera que en todo momento se sepa cuál es la versión más actual y se pueda volver rápida y fácilmente a alguna versión anterior si se necesita (por ejemplo, si se ha detectado un fallo en algún momento).
En caso de tareas colaborativas, además, el control de versiones también permite conocer la identidad de quien haya creado cada versión y el momento concreto en que lo hizo, lo que sirve si necesitas pedir las responsabilidades correspondientes por algo que no sea correcto… o felicitar al autor de un trabajo particularmente bien desempeñado.
¿Para qué sirve el control de versiones de documentos?
El control de versiones permite gestionar de forma ordenada los cambios que se realizan sobre un documento a lo largo del tiempo. Gracias a este sistema, las empresas pueden conocer qué modificaciones se han realizado, quién las ha efectuado y cuándo se produjeron.
Además, facilita la recuperación de versiones anteriores en caso de error, evita conflictos entre usuarios y garantiza que todos los equipos trabajen siempre sobre la versión más actualizada del documento.
Beneficios del control de versiones en las empresas
La implantación de un sistema de control de versiones aporta ventajas importantes para cualquier organización:
- Mejora la trazabilidad de la información.
- Reduce errores derivados de documentos desactualizados.
- Evita duplicidades y pérdidas de información.
- Facilita el trabajo colaborativo.
- Aumenta la productividad de los equipos.
- Refuerza el cumplimiento normativo y las auditorías.
- Mejora la gestión documental y el control de los procesos internos.
- Favorece la colaboración entre equipos y departamentos que trabajan sobre documentación compartida.
Herramientas de control de versiones
Para que el control de versiones de documentos sea eficaz se ha desarrollado una serie de herramientas de uso habitual. Te enumeramos algunas de ellas:
- Seguimiento de cambios. Es una característica fundamental en todo sistema de control de versiones de documentos. Se trata de un listado en el que se va recogiendo quién ha modificado cada cosa dentro de un documento, de manera que en cualquier momento se pueda volver atrás. Así evitas que la información anterior se pierda o se altere, ya que siempre es recuperable.
- Historial de versiones. Esta característica almacena todas las versiones que se vayan generando del documento y permite regresar a cualquiera de las previas. Dependiendo de las necesidades de tu empresa, puede aceptar una cantidad ilimitada de versiones o tener un tope de almacenamiento que vaya borrando las más antiguas a medida que se generan nuevas.
- Notificación de cambios. Es un sistema que avisa a todos los usuarios implicados en un documento de cualquier modificación que haga alguno de sus compañeros. Es particularmente útil para conocer con precisión hasta qué punto se ha avanzado en áreas concretas y evitar duplicidades y pérdidas de tiempo.
- Comparación de documentos. Es una funcionalidad que permite detectar rápidamente las diferencias entre dos versiones de un mismo documento. Es conveniente que este proceso esté automatizado, sobre todo cuando se trata de variaciones pequeñas (las “segundas versiones menores” citadas antes) en las que una detección manual de las partes diferentes te podría llevar mucho tiempo.
Antes la única forma de hacer todo esto era analógica, “a mano”, pero actualmente la tecnología y la digitalización permiten que todas estas tareas se desarrollen de forma automatizada por medio de software.
Un buen programa de gestión documental debe incluir todas o la mayoría de estas herramientas, permitiendo a los usuarios beneficiarse de ellas en su trabajo cotidiano a través de la red.
Control de versiones en la gestión documental
Para la gestión documental en el ámbito corporativo es prácticamente imprescindible que haya un sistema de control de versiones de documentos.
En entornos donde diferentes departamentos trabajan sobre contratos, procedimientos, facturas, informes o documentación técnica, disponer de un sistema de control de versiones resulta fundamental para garantizar la integridad de la información y mantener un historial completo de los cambios realizados.
Si no existiera, tendrías que generar una copia nueva del documento entero por cada vez que se hiciera alguna modificación, por menor que fuera, con los problemas que eso supone tanto para gestionar la cantidad de archivos como para almacenarlos convenientemente.
O bien, renunciar a conservar las distintas versiones, con el riesgo de perder información que eso supone, así como la desaparición de la posibilidad de volver a versiones anteriores para corregir errores.
Por eso, un software de gestión documental orientado a tu empresa, como el de Docunecta, debe incluir un sistema de control de versiones de documentos eficaz. Mediante este control se consiguen varios beneficios muy importantes, entre los que destacan:
- Asegurarse de que la información que se comparte y con la que se trabaja está siempre actualizada y adaptada a las necesidades de tu empresa en cada momento.
- Evitar que el contenido se duplique, con la pérdida de tiempo y recursos que eso supone.
- Deshacerse del contenido antiguo, obsoleto o que, por cualquier otra circunstancia, ya no es de utilidad para la empresa, sin riesgo de que se genere alguna confusión y se pierda algo realmente valioso.
Como ves, conviene que te asegures de que el sistema de gestión documental que contrates para tu empresa incluye alguna tecnología de control de versiones de documentos, puesto que cubre necesidades que serán básicas en tu día a día. Eso sí, también es recomendable que elijas un software adaptable a tus necesidades. En función de las características de tu compañía, puede que haya servicios que supongan un alto coste aportando funcionalidades que quizás realmente no necesites.
Control de versiones y trazabilidad documental
La trazabilidad documental es la capacidad de conocer el ciclo de vida completo de un documento, desde su creación hasta su archivo o eliminación. El control de versiones forma parte de este proceso, ya que permite identificar cada modificación realizada y mantener un registro histórico de la evolución del documento.
Esta capacidad resulta especialmente útil en organizaciones que deben cumplir requisitos de calidad, auditoría o normativa, donde es necesario demostrar quién realizó cada cambio y en qué momento.
También facilita la preparación de auditorías internas y externas, ya que permite demostrar de forma sencilla el historial completo de modificaciones realizadas sobre cada documento.
Si quieres seguir aprendiendo de qué manera la gestión documental y sus distintas características pueden aportar ventajas en la actividad cotidiana de tu empresa, permanece pendiente a nuestro blog, donde iremos contándote las claves de su funcionamiento. Y si te surge cualquier duda, ¡Pregúntanos! Estamos a tu disposición para resolver tus consultas.
Preguntas frecuentes sobre el control de versiones de documentos
¿Qué es el control de versiones de documentos?
Es un sistema que permite registrar, gestionar y controlar todos los cambios realizados sobre un documento, manteniendo un historial de versiones y facilitando la recuperación de información cuando sea necesario.
¿Para qué sirve el control de versiones?
Sirve para evitar errores, mejorar la colaboración entre usuarios, garantizar que todos trabajen sobre la versión correcta de un documento y mantener la trazabilidad de los cambios realizados.
¿Cuál es la diferencia entre control de versiones y copia de seguridad?
Una copia de seguridad protege la información frente a pérdidas o incidencias técnicas. El control de versiones, en cambio, permite gestionar la evolución de los documentos y recuperar estados anteriores concretos.
¿Qué beneficios aporta el control de versiones en una empresa?
Entre sus principales beneficios destacan la reducción de errores, la mejora de la productividad, el aumento de la trazabilidad documental y una gestión más eficiente de la información.
¿Por qué es importante el control de versiones en un sistema de gestión documental?
Porque permite mantener actualizada la documentación, controlar los cambios realizados, evitar duplicidades y garantizar que los usuarios accedan siempre a la versión correcta de cada documento.
