La posibilidad de que suceda una catástrofe en una oficina o en las instalaciones de una empresa puede parecer remota, pero existe. Además, en algunos casos, las escasas medidas de seguridad adoptadas hacen que este tipo de incidentes ocurran con más frecuencia de la deseada.
La pérdida de la información puede producirse por un incendio, una inundación, una plaga de insectos o roedores, un robo, un fallo informático, un error humano o un ciberataque. Todos estos acontecimientos pueden poner en peligro la documentación de la empresa y, con ella, los miles de archivos y datos de clientes que tiene bajo su custodia.
Proteger la información de una empresa es fundamental para garantizar su buen funcionamiento y permitir que pueda continuar prestando sus servicios con normalidad después de una incidencia. Además, la protección de datos es una obligación legal y supone poner en marcha mecanismos y soluciones que garanticen la seguridad, la integridad y la disponibilidad de la información.
Las nuevas tecnologías han supuesto numerosas ventajas a la hora de compartir archivos en diferentes formatos y desde distintos dispositivos. Sin embargo, también han incrementado los riesgos asociados al acceso no autorizado, al borrado accidental, al robo de información y a los ataques informáticos.
Por ello, las empresas son cada vez más conscientes de la necesidad de proteger sus documentos y establecer medidas que reduzcan el riesgo de pérdida de información.
Existen distintas soluciones para mantener los documentos a buen recaudo. La elección de una u otra dependerá del tamaño de la empresa, del volumen de archivos que gestione, de las necesidades de acceso de sus trabajadores y del nivel de seguridad que necesite.
No te preocupes, que te lo contemos todo.
¿Qué es la pérdida de la información?
La pérdida de la información se produce cuando una empresa deja de tener acceso a determinados archivos, documentos o bases de datos, ya sea de forma temporal o definitiva.
Esta pérdida puede afectar tanto a documentación digital como a archivos en papel y puede tener consecuencias importantes para la actividad de la organización.
En algunos casos, los documentos pueden recuperarse mediante una copia de seguridad. En otros, la pérdida es irreversible, especialmente cuando no existe ningún sistema de respaldo o cuando todas las copias se encuentran en el mismo lugar.
La pérdida de información puede ser:
- Parcial, cuando solo afecta a determinados archivos o carpetas.
- Total, cuando se pierde el acceso a todo un sistema o base de datos.
- Temporal, cuando la información puede recuperarse después de resolver una incidencia.
- Definitiva, cuando no existe ninguna copia disponible o el daño es irreversible.
Para una empresa, perder información puede suponer mucho más que perder documentos. También puede provocar interrupciones en la actividad, pérdida de clientes, costes de recuperación, daños reputacionales e incluso sanciones por incumplimiento de la normativa de protección de datos.
Principales causas de la pérdida de información en una empresa
Aunque los incendios, las inundaciones y los robos continúan siendo una amenaza, actualmente existen otras causas mucho más frecuentes.
Errores humanos
El borrado accidental de documentos, la modificación incorrecta de un archivo o el envío de información a una persona equivocada son algunos de los problemas más habituales.
También puede producirse una pérdida de información cuando un trabajador sobrescribe un documento importante o elimina una carpeta sin darse cuenta.
Ciberataques
Los ataques informáticos constituyen uno de los principales riesgos para las empresas. El ransomware, por ejemplo, puede bloquear o cifrar la información e impedir que los usuarios accedan a ella.
También existen ataques destinados a robar datos, dañar sistemas o acceder a información confidencial.
Averías de hardware
Los discos duros, servidores, ordenadores y dispositivos externos pueden averiarse. Cuando esto sucede y no existe una copia de seguridad actualizada, la recuperación de los archivos puede resultar complicada o imposible.
Fallos del sistema
Una actualización defectuosa, un error de software, un corte eléctrico o una configuración incorrecta pueden dejar inaccesible la información durante horas o incluso días.
Robo o pérdida de dispositivos
Los ordenadores portátiles, teléfonos móviles, memorias USB y discos externos pueden perderse o ser robados. Si contienen información corporativa sin cifrar, la empresa no solo puede perder los datos, sino también exponer información confidencial.
Desastres físicos
Los incendios, las inundaciones, las averías eléctricas y otros incidentes en las instalaciones pueden destruir tanto los equipos informáticos como la documentación física.
Copias de seguridad incorrectas
Realizar copias de seguridad no es suficiente si estas no se comprueban periódicamente. Una copia mal configurada, incompleta o dañada puede resultar inútil cuando llega el momento de recuperar la información.
Cómo evitar la pérdida de información en la empresa: 4 claves
1. Copias de seguridad en ordenadores y discos externos
Esta solución puede resultar útil en una empresa pequeña o familiar, aunque no suele ser la más recomendable para pymes o empresas de mayor tamaño que custodien una gran cantidad de documentos.
En este caso, se trata de realizar copias de seguridad directamente en el ordenador o en los ordenadores que se utilicen en la empresa.
Estas copias se pueden programar, pero es importante guardar la información en otro soporte, como un disco duro externo, una memoria USB o una unidad SSD.
Los DVD se utilizaron durante años para este tipo de copias, pero actualmente han quedado en gran medida desplazados por soportes con mayor capacidad y velocidad.
Una de las ventajas principales es que se trata de una solución económica y relativamente fácil de implantar.
Sin embargo, tiene varias limitaciones. No garantiza por sí sola la protección de información personal o confidencial y requiere dedicar tiempo a copiar los datos en un soporte externo.
Además, si el dispositivo permanece siempre conectado al ordenador, puede verse afectado por un ataque de ransomware, un fallo eléctrico o un malware.
También existe el riesgo de perder el disco duro, sufrir un robo o que el dispositivo se averíe.
Por este motivo, cuando se utilicen copias externas, es recomendable mantener al menos una copia desconectada y guardada en un lugar diferente al de los equipos principales.
Ventajas
- Es una solución económica.
- Resulta sencilla para pequeñas empresas.
- Permite recuperar archivos sin depender de Internet.
- No requiere una infraestructura tecnológica compleja.
Inconvenientes
- Depende de que las copias se realicen con frecuencia.
- Los dispositivos externos pueden perderse, ser robados o averiarse.
- No es una solución adecuada para grandes volúmenes de información.
- Puede ser vulnerable frente al ransomware si la unidad permanece conectada.
- Requiere una gestión manual o una correcta programación de las copias.
2. Copias de seguridad en un servidor de la empresa
Cuando existen cinco o más ordenadores en una empresa, puede ser recomendable instalar un servidor central.
De esta forma, disminuye el riesgo de perder archivos dispersos en distintos equipos y aumenta el control sobre la información corporativa.
El servidor puede realizar copias de seguridad de forma automática y periódica, además de mantener la información cifrada y centralizada.
Estas copias pueden programarse con la frecuencia que necesite la empresa: varias veces al día, diariamente, semanalmente o mensualmente.
Cualquier trabajador autorizado puede acceder a los datos almacenados en el servidor mediante unas claves de acceso. La empresa decide a quién proporciona acceso y qué permisos tiene cada usuario.
Otra ventaja de esta solución es que los trabajadores que no se encuentran físicamente en la oficina pueden acceder a la información almacenada en el servidor mediante una conexión remota segura.
Hay diferentes tipos de servidores, como los servidores en torre, rack o blade, así como distintas marcas y configuraciones. La elección dependerá del tamaño de la empresa, del número de usuarios y del volumen de información.
Si se busca una solución fiable y segura, es importante elegir equipos adecuados y contar con mantenimiento técnico especializado.
Entre las desventajas se encuentra la inversión inicial y la necesidad de disponer de conocimientos técnicos para configurar, mantener y restaurar la información.
También conviene recordar que disponer de un servidor o de un sistema RAID no sustituye una estrategia de copias de seguridad. El RAID puede mejorar la disponibilidad del sistema si falla un disco, pero no protege frente a errores humanos, ransomware, borrados accidentales o daños en las instalaciones.
Por ello, la información del servidor también debe copiarse en otro soporte o ubicación.
Ventajas
- Centraliza la información de la empresa.
- Permite automatizar las copias de seguridad.
- Facilita la gestión de usuarios y permisos.
- Permite el acceso remoto.
- Mejora el control sobre los documentos.
- Puede ofrecer una mayor velocidad de acceso dentro de la red de la empresa.
Inconvenientes
- Requiere una inversión inicial.
- Necesita mantenimiento técnico.
- Puede convertirse en un punto único de fallo si no existe una copia externa.
- Exige aplicar medidas de seguridad y actualización.
- La recuperación puede requerir conocimientos especializados.
3. Copias de seguridad en la nube
Una de las opciones más utilizadas por las empresas es el almacenamiento de datos en Internet, para lo que resulta imprescindible contar con una buena conexión.
Existen opciones gratuitas y otras de pago. Las empresas suelen recurrir a soluciones profesionales debido al volumen de datos que gestionan y a la necesidad de contar con funciones que no ofrecen los planes gratuitos.
Entre las ventajas más destacadas de proteger la información de una empresa en la nube se encuentran las siguientes:
- Reduce el riesgo de pérdida de datos.
- Permite liberar espacio de los ordenadores.
- No suele requerir la instalación de una infraestructura propia.
- Existen planes adaptados a distintos volúmenes de información.
- La recuperación de archivos puede ser rápida.
- Permite acceder a la información desde distintos dispositivos.
- Facilita el trabajo remoto y la colaboración.
- Puede ofrecer sistemas de cifrado, control de accesos y redundancia.
A diferencia de lo que sucedía hace algunos años, no puede afirmarse de forma general que la nube sea una solución poco segura.
Los principales proveedores disponen de medidas como cifrado de la información, centros de datos redundantes, sistemas de autenticación, copias automáticas y certificaciones de seguridad.
Sin embargo, esto no significa que la empresa pueda desentenderse de la protección de sus datos.
La seguridad también depende de cómo se configuren las cuentas, de los permisos concedidos a cada usuario y de la utilización de contraseñas robustas y autenticación multifactor.
Antes de contratar un servicio en la nube, conviene analizar varios aspectos.
Control de accesos
La empresa debe limitar el acceso a la información y evitar que todos los usuarios tengan permisos para ver, modificar o eliminar cualquier archivo.
También es recomendable revisar periódicamente las cuentas y retirar los accesos de antiguos trabajadores o colaboradores.
Privacidad y ubicación de los datos
Es importante conocer dónde se almacenan los datos, qué garantías ofrece el proveedor y qué medidas aplica para cumplir con la normativa de protección de datos.
La empresa debe asegurarse de que el proveedor ofrece condiciones compatibles con el Reglamento General de Protección de Datos y con la legislación aplicable.
Dependencia de Internet
Si se interrumpe la conexión, puede resultar imposible acceder temporalmente a la información.
Algunos servicios permiten trabajar con archivos sin conexión y sincronizarlos después, pero esta funcionalidad debe configurarse correctamente.
Dependencia del proveedor
La empresa debe conocer cómo puede recuperar o trasladar sus datos si cambia de proveedor o finaliza el contrato.
También conviene revisar las políticas de conservación, eliminación y recuperación de archivos.
Responsabilidad compartida
El proveedor protege la infraestructura, pero la empresa continúa siendo responsable de aspectos como las contraseñas, los permisos, la gestión de usuarios y el uso adecuado de la plataforma.
En cualquier caso, antes de elegir esta opción es recomendable solicitar asesoramiento y analizar si realmente responde a las necesidades de la empresa o si debe combinarse con otras herramientas.
4. Sistema de gestión documental
A las tres alternativas anteriores se suma una cuarta, que suele ser la preferida por las empresas que buscan una solución más profesional, completa y segura para proteger su información.
Un software de gestión documental tiene numerosas ventajas, como el incremento de la productividad de los empleados, la reducción de costes, el ahorro en mantenimiento e impresión y una mayor seguridad de la documentación.
Una de las principales diferencias entre la gestión documental y el almacenamiento tradicional en la nube es que un gestor documental no se limita a guardar archivos.
También permite organizarlos, clasificarlos, buscarlos, controlar sus versiones y gestionar todo su ciclo de vida.
Entre sus principales funcionalidades se encuentran las siguientes:
- Permite organizar los archivos mediante carpetas, categorías, etiquetas y consultas de usuario.
- Cada archivo almacenado puede disponer de una ficha de metadatos con la información más importante.
- Facilita las búsquedas mediante el nombre del archivo, los metadatos o incluso el contenido del documento.
- Aumenta la rapidez y la eficacia en las búsquedas.
- Permite que los usuarios colaboren en cada archivo mediante comentarios, tareas o recordatorios.
- Facilita la creación de flujos de trabajo.
- Permite gestionar aprobaciones y procesos entre departamentos.
- Ayuda a controlar quién puede consultar, modificar, descargar o eliminar cada documento.
- Ofrece control de versiones.
- Permite recuperar versiones anteriores de un archivo.
- Registra los cambios realizados y mejora la trazabilidad.
- Facilita la realización de auditorías de acceso.
- Puede personalizarse con el logotipo o la imagen corporativa de la empresa.
- Permite crear plantillas y programar comunicaciones automáticas.
- Facilita el escaneo y la digitalización directa de archivos.
- Puede integrarse con soluciones de firma electrónica.
- Es compatible con otros sistemas de gestión utilizados en la empresa.
- Puede conectarse con herramientas ERP, CRM o aplicaciones de contabilidad.
- Facilita la aplicación de políticas de conservación y eliminación documental.
- Ayuda a mejorar el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
- Puede incluir asesoramiento, instalación, formación y soporte técnico.
El control de versiones es especialmente útil para evitar la pérdida de información. Si un usuario modifica o elimina un documento por error, el sistema puede permitir recuperar una versión anterior.
La trazabilidad también aporta un nivel de seguridad adicional, ya que permite conocer quién ha consultado, modificado, descargado o eliminado un archivo.
Además, los flujos de trabajo facilitan la gestión de documentos que deben pasar por varios departamentos o responsables antes de ser aprobados.
Por ejemplo, una factura puede seguir automáticamente un proceso de revisión, validación y contabilización sin necesidad de enviarse manualmente por correo electrónico.
Un sistema de gestión documental no elimina la necesidad de realizar copias de seguridad, pero añade herramientas que reducen los errores, mejoran el control y facilitan la recuperación de los documentos.
Diferencias entre el almacenamiento en la nube y la gestión documental
Aunque ambos sistemas pueden utilizarse para guardar archivos, no tienen exactamente la misma finalidad.
El almacenamiento en la nube se centra principalmente en alojar documentos y permitir el acceso desde distintos dispositivos.
La gestión documental, en cambio, permite organizar, clasificar, controlar y automatizar el uso de esos documentos.
Las principales diferencias son:
- La nube tradicional almacena archivos; la gestión documental administra su ciclo de vida.
- Un gestor documental permite trabajar con metadatos.
- Ofrece búsquedas más avanzadas.
- Facilita el control de versiones.
- Registra la actividad de los usuarios.
- Permite crear flujos de trabajo.
- Mejora la trazabilidad.
- Facilita la aplicación de permisos detallados.
- Puede integrarse con otros sistemas empresariales.
- Ayuda a cumplir las políticas internas y las obligaciones legales.
Por este motivo, una solución de gestión documental resulta especialmente interesante para empresas que manejan grandes volúmenes de documentación o necesitan mejorar sus procesos internos.
Cómo prevenir la pérdida de la información en una empresa
Además de elegir una solución tecnológica adecuada, es importante adoptar una estrategia completa de prevención.
Estas son algunas de las medidas más recomendables.
Realizar copias de seguridad automáticas
Las copias manuales dependen de que una persona recuerde realizarlas. Automatizar el proceso reduce los olvidos y permite contar con versiones más recientes de la información.
Aplicar la regla 3-2-1
Esta regla consiste en mantener:
- Tres copias de la información.
- Dos de ellas en soportes diferentes.
- Una copia fuera de las instalaciones.
De esta forma, si se produce un incendio, un robo o un ataque informático, la empresa dispone de una copia independiente.
Comprobar que las copias pueden restaurarse
Una copia de seguridad que nunca se ha probado puede fallar cuando más se necesita.
Por ello, es recomendable realizar pruebas periódicas de restauración.
Controlar los permisos de acceso
Cada usuario debe acceder únicamente a la información que necesita para realizar su trabajo.
Limitar los permisos reduce el riesgo de borrados accidentales, accesos indebidos y fugas de información.
Utilizar autenticación multifactor
La autenticación multifactor añade una capa adicional de seguridad. Además de la contraseña, el usuario debe confirmar su identidad mediante un código, una aplicación o un dispositivo autorizado.
Mantener los sistemas actualizados
Los sistemas operativos, programas, servidores y aplicaciones deben actualizarse periódicamente para corregir vulnerabilidades de seguridad.
Formar a los empleados
Muchos incidentes comienzan con un correo fraudulento, un archivo malicioso o una contraseña insegura.
La formación de los trabajadores ayuda a detectar amenazas y reduce los errores humanos.
Cifrar la información sensible
El cifrado impide que una persona no autorizada pueda leer los archivos, incluso si consigue acceder al dispositivo o al sistema donde están almacenados.
Disponer de un plan de recuperación
La empresa debe saber qué hacer si pierde información o sufre una interrupción del servicio.
Un plan de recuperación debe establecer:
- Qué sistemas son prioritarios.
- Quién debe actuar.
- Dónde están las copias.
- Cómo se recuperará la información.
- Cuánto tiempo puede permanecer interrumpida la actividad.
- Cómo se comunicará la incidencia.
Pérdida de información y cumplimiento normativo
La protección de la información no solo es importante desde el punto de vista operativo. También está relacionada con el cumplimiento legal.
Las empresas que tratan datos personales deben aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar su seguridad.
El Reglamento General de Protección de Datos establece que las organizaciones deben proteger la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los datos.
Esto implica evitar accesos no autorizados, impedir modificaciones indebidas y garantizar que la información pueda recuperarse cuando sea necesario.
Una pérdida de información que afecte a datos personales puede constituir una brecha de seguridad.
Dependiendo de su gravedad, la empresa puede tener que documentarla, analizar sus consecuencias y comunicarla a la autoridad de control o a las personas afectadas.
Por ello, disponer de copias de seguridad, sistemas de control de accesos, trazabilidad y procedimientos de recuperación contribuye tanto a proteger la actividad como a cumplir la normativa.
¿Qué solución debe elegir una empresa?
No existe una única solución válida para todas las organizaciones.
Una pequeña empresa con pocos documentos puede utilizar copias locales combinadas con almacenamiento en la nube.
Una empresa mediana puede necesitar un servidor centralizado, copias externas y una solución en la nube.
Las organizaciones que gestionan un gran volumen de documentos o procesos complejos suelen obtener mejores resultados con un sistema de gestión documental.
En muchos casos, la opción más segura no consiste en elegir una única herramienta, sino en combinar varias.
Por ejemplo:
- Un sistema de gestión documental para organizar y controlar los archivos.
- Copias automáticas para proteger la información.
- Almacenamiento externo para garantizar la recuperación.
- Medidas de ciberseguridad para evitar accesos no autorizados.
La elección debe basarse en las necesidades reales de la empresa, el volumen de información, el número de usuarios, el presupuesto y las obligaciones legales.
Evita la pérdida de información y sus consecuencias
Existen distintas soluciones para evitar la pérdida de la información en una empresa.
Optar por una alternativa u otra de las que hemos explicado dependerá de las necesidades de cada organización. Sin embargo, cuando existe un volumen importante de documentación, lo más recomendable es combinar una estrategia de copias de seguridad con una herramienta profesional de gestión documental.
Mantener a buen recaudo uno de los activos más importantes de una empresa, su información, permite garantizar la continuidad del negocio, reducir riesgos y mejorar la productividad.
La inversión en seguridad documental no solo ayuda a evitar pérdidas económicas. También protege la confianza de clientes, trabajadores y proveedores.
Preguntas frecuentes sobre la pérdida de la información
¿Qué puede provocar la pérdida de información en una empresa?
Las causas más habituales son los errores humanos, los ciberataques, las averías de hardware, los fallos de software, el robo de dispositivos, los incendios, las inundaciones y las copias de seguridad mal configuradas.
¿Cuál es la mejor forma de evitar la pérdida de información?
La mejor estrategia consiste en combinar copias de seguridad automáticas, control de accesos, formación de empleados, medidas de ciberseguridad y un sistema que facilite la recuperación de los documentos.
¿Es seguro almacenar la información en la nube?
Sí, siempre que se utilice un proveedor fiable y se configuren correctamente los accesos, las contraseñas, los permisos y la autenticación multifactor.
¿Qué diferencia existe entre la nube y un sistema de gestión documental?
El almacenamiento en la nube permite guardar y compartir archivos. Un sistema de gestión documental también permite clasificarlos, controlar versiones, gestionar permisos, registrar cambios y automatizar procesos.
¿Qué debe hacer una empresa si pierde información importante?
Debe identificar el origen del problema, evitar que el incidente continúe, recuperar los datos desde una copia fiable y analizar lo ocurrido para implantar medidas que impidan que vuelva a suceder.
