Un programa de gestión documental ayuda a las empresas a ser más eficientes y también contribuye a mejorar la productividad de los empleados. Almacenar todos los archivos y documentos y tenerlos digitalizados supone una gran ayuda para negocios que manejan gran cantidad de información como pueden ser los bancos, los despachos de abogados, las asesorías o cualquier otro sector que gestione numerosa documentación.
Primero hay que entender bien qué es la gestión documental y cuáles son sus principales ventajas antes de decidir el programa en el que vas a invertir. Te damos las claves para que la elección sea un éxito.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental para empresas consiste en capturar, almacenar y recuperar los documentos que manejan las organizaciones en distintos formados, ya sea en papel o electrónicos con el fin de mejorar la productividad de los trabajadores y la eficacia en la organización, proporcionando un acceso rápido a los mismos desde cualquier lugar y dispositivo.
Es, en definitiva, el conjunto de tecnologías, técnicas y normas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo de su ciclo de vida útil a través de programas que permiten alcanzar mejores cotas de rendimiento, eficiencia y funcionalidad.
La gestión documental supone un paso más allá a la digitalización que es el primer paso para poder beneficiarse de ella.
¿Qué hace un programa de gestión documental?
Un programa de gestión documental es una aplicación que organiza, administra y centraliza todos los documentos de una empresa, ya sean electrónicos o documentos en papel previamente digitalizados. Gracias a este tipo de software, toda la documentación queda almacenada en un único repositorio desde el que es posible consultar, clasificar, modificar o compartir archivos de forma rápida y segura.
Además de facilitar el acceso a la información, estos sistemas permiten establecer permisos de acceso para cada usuario, garantizando que solo las personas autorizadas puedan consultar determinada documentación. También pueden integrarse con otros programas de la empresa, favoreciendo un flujo de información continuo entre departamentos y mejorando la productividad de los equipos.
Diferencias entre gestión documental y digitalización
La digitalización y gestión documental se confunden con frecuencia siendo dos procesos diferentes, aunque complementarios en la mayoría de los casos.
Cuando hablamos de digitalizar nos referimos a convertir-transformar a formato digital o electrónico cualquier documento en formato analógico (papel) sea texto o imagen.
Es por tanto una acción cuyos beneficios son la rentabilidad del espacio físico, la seguridad a la hora de preservar los documentos y la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo sin necesidad de estar en el centro de trabajo.
La gestión documental va un paso más allá y es un proceso posterior a la digitalización y por el cual tiene sentido llevarlo a cabo, aunque puede realizarse por separado. Consiste en proporcionar una serie de herramientas a la empresa que facilitan la búsqueda, archivo y distribución de la información que previamente ha sido digitalizada.
En este caso, se trata no solo de asegurar el mantenimiento de los documentos a buen recaudo y en formato digital, sino también de gestionarlos, clasificarlos y extraerlos de la manera más adecuada ahorrando costes y tiempo.
Ventajas de la gestión documental
Las empresas, especialmente las medianas y grandes organizaciones, se enfrentan a diario a los problemas derivados de una mala gestión de sus documentos.
La búsqueda de archivos, facturas, fichas de cliente, albaranes… suponen una pérdida de tiempo y de recursos humanos que revierten en una peor calidad de atención al cliente final.
Pero no solo el tiempo es uno de los inconvenientes de carecer de un programa de gestión documental sino también la posible pérdida de documentos y datos confidenciales e importantes, el acceso a los mismos desde distintos soportes y ubicaciones, la merma en la productividad de sus empleados o la poca o nula seguridad en el almacenamiento de los documentos.
Ante el reconocimiento de estos problemas tan frecuentes, muchas empresas trabajan en la actualidad con programas de gestión documental gracias a los cuales han mejorado su productividad y han obtenido beneficios reales en su facturación.
Entre las principales ventajas destacan:
Ahorro de tiempo
El acceso a los documentos de forma rápida y sencilla desde cualquier ubicación y por parte de los trabajadores de todos los departamentos supone un ahorro considerable de tiempo que redunda en un aumento de la productividad y una mayor eficacia.
Acceso desde cualquier lugar
A veces es necesario acceder a los documentos de la empresa, pero es imposible si no se está físicamente en ella. Con un programa de gestión documental ese inconveniente desaparece
Conservación a largo plazo
El acceso a los documentos en papel puede perderse en cualquier momento y no disponer de ellos a largo plazo es un gran inconveniente. La gestión documental preserva los documentos y facilita su recuperación en cualquier momento independientemente del formato en el que se guardó.
Ahorro económico
Los departamentos de administración necesitan menos personal que se encargue de la gestión diaria y procesado de documentos, ya que el propio software supone un gran ahorro de tiempo y facilidad de uso que incide directamente en los costes de recursos humanos.
Mejora el ROI
Hay estudios que demuestran que la reducción de costes, la mejora en la calidad y la productividad de la empresa y el ahorro de tiempo contribuyen a mejorar el ROI de nuestra actividad.
Seguridad
Saber quién accede a cada documento, desde donde y con qué fin así como tener el control absoluto de todos los archivos evitando el riesgo de perderlos ante un incidente imprevisible.
Permite unificar procesos
La gestión de documentos evita que cada persona de cada departamento realice la misma tarea de forma diferente, unificando los procedimientos de cada tarea y permitiendo medir los resultados de forma sencilla y rápida.
Trabajadores más eficaces
Un proceso automatizado permite un mayor control sobre el mismo y por tanto un incremento en la productividad y eficacia del trabajador que además podrá realizar una auditoría de cada uno de los procesos de trabajo que se llevan a cabo en la empresa.
Mínimo riesgo de pérdida
La pérdida de documentos en papel es un problema frecuente al que se enfrentan las empresas y que puede traer graves consecuencias. Gracias a la gestión documental el riesgo de pérdida ante un accidente, incendio, inundación… se elimina.
Reforzar la imagen de marca
Gracias a la gestión documental las empresas pueden personalizar cada uno de los documentos que salen de la misma, ya sean facturas electrónicas, formularios, historiales… y con ello aportar mayor notoriedad y visibilidad a la marca.
Recuperación sencilla de documentos
Realizar búsquedas rápidas para consultas personalizadas y acceder y recuperar los documentos necesarios en cada momento en una de las ventajas que destacan las empresas que cuentan con un sistema de gestión documental
Son muchos los beneficios que se obtienen gracias a un buen programa para gestionar de forma sencilla la gran cantidad de documentos que se acumulan diariamente en las empresas. Por tanto, no supone un gasto, sino una inversión que se rentabiliza desde el primer momento.
Colaboración entre departamentos
Una de las funciones más interesantes de un programa de gestión documental es facilitar el trabajo colaborativo. Al centralizar toda la información en un único sistema, los distintos departamentos pueden acceder a los documentos que necesitan sin recurrir al envío constante de correos electrónicos o copias en papel. Esto agiliza los procesos, evita duplicidades y mejora la coordinación entre los equipos.
La automatización de procesos documentales: un paso más hacia la eficiencia
Uno de los mayores beneficios de implantar un programa de gestión documental es la posibilidad de automatizar numerosos procesos relacionados con la gestión de la información. Tareas como el registro de documentos, la clasificación automática, la indexación, la distribución entre departamentos o la aprobación de determinados expedientes pueden realizarse de forma automática, reduciendo el tiempo dedicado a labores administrativas y minimizando los errores.
La automatización permite que los empleados dediquen menos tiempo a tareas repetitivas y más a actividades de mayor valor para la empresa. Además, facilita el seguimiento de los procesos, mejora la trazabilidad de la documentación y agiliza la toma de decisiones.
Beneficios de automatizar la gestión documental
Automatizar los procesos documentales aporta ventajas que van más allá del ahorro de tiempo. Entre los principales beneficios destacan:
- Reducción de tareas manuales y repetitivas.
- Mayor rapidez en la búsqueda, clasificación y recuperación de documentos.
- Disminución de errores derivados de procesos manuales.
- Mejor aprovechamiento del tiempo de los empleados.
- Mayor control y trazabilidad sobre cada documento.
- Optimización de los costes operativos.
- Incremento de la productividad y de la eficiencia de toda la organización.
Ventajas de la digitalización
El paso del formato papel a digital es una realidad en las empresas que miran al futuro de su sostenibilidad.
Las nuevas tecnologías llegaron hace varias décadas para facilitarnos la labor y, a pesar del temor de las pymes más consolidadas ante un salto generacional, el salto se ha vuelto imprescindible.
La digitalización de documentos, que consiste en transformar todos los papeles y archivos tanto de texto como imagen a un formato digital, ahorrando como primera ventaja, el espacio físico que estos ocupan en las oficinas de cualquier empresa u organización.
Para trabajar con un programa de gestión documental, el primer paso es la digitalización, aunque se puede comenzar por este último sin recurrir al primero.
¿Cómo puede ayudar la digitalización a tu empresa?
- El hecho de digitalizar tus documentos (transferirlos del papel al ordenador) implica un gran ahorro de tiempo en búsqueda de información.
- No solo de tiempo, sino también de espacio físico, ya que te liberarás de estanterías, cajoneras, libretas… repletas de documentos.
- La seguridad de tus documentos no la garantiza una oficina. Un robo o incendio pueden acabar con años de trabajo y eso es precisamente una de las mayores ventajas de la digitalización.
- Impresión de documentos constante, mantenimiento de tecnologías y personal disponible para gestionar documentos no serán necesarios o al menos, no imprescindibles para el buen desarrollo de la empresa. Ahorra desde el primer momento.
- Si quieres empleados más productivos, que dediquen su jornada laboral a aquellas funciones que de verdad importan, estos necesitan liberarse del papeleo.
Gestión documental y digitalización: Principales sectores que lo necesitan
Hoy día, cualquier empresa que trabaje diariamente con gran cantidad de documentos puede beneficiarse de un programa de gestión documental y digitalización de sus archivos.
Cada vez son más las organizaciones, tanto pymes como empresas más grandes que trabajan con un software de gestión de documentos y que disfrutan de las ventajas y dificultades que han superado desde la implementación de sus sistemas.
Aunque la gestión documental no se dirige a ningún sector específico, sí es cierto que existen algunos mercados que por las características de su actividad sacan más provecho a la digitalización y gestión documental que son:
- Sector bancario: de sobra es conocido que este sector genera numerosos documentos cada día, debido a la gran cantidad de clientes con los que tienen que realizar transacciones frecuentes. El manejo, procesado, búsqueda e impresión de dichos documentos implica gastos tanto en espacio físico como en personal e impresora. La gestión documental y la digitalización de los documentos permite un ahorro de tiempo y recursos, así como una mejora en la productividad de la entidad y de sus empleados.
- Sector sanitario: informes médicos, historiales de pacientes, análisis, pruebas, visitas médicas… Son documentos con los que trabajan los distintos departamentos de un hospital o centro de salud, sea público o privado. Su búsqueda, archivado, impresión o envío requiere de tiempo y una pérdida de la productividad de los empleados, pero, peor aún, una peor atención al paciente, que debe ser la prioridad. La digitalización y gestión documental es, en este sector, imprescindible.
- Sector legal, jurídico o despacho de abogados: Las sentencias, los procesos judiciales, defensas, casos con los que trabajan los despachos de abogados, así como asesorías o gestorías, se acumulan a diario. Esa gran cantidad de documentos se puede consultar de forma más rápida y segura gracias a la digitalización de los mismos y a un programa de gestión documental que permita crear flujos de trabajo más productivos y rentables.
- Sector automovilístico: los concesionarios de coches trabajan con documentación diaria tanto de clientes como de los distintos departamentos y sedes. El traspaso de papeles de oficinas centrales a sus sedes requiere un aprovechamiento óptimo del tiempo que supone la gestión de documentos y la facilidad para acceder a éstos desde cualquier lugar.
- Sector educativo: colegios, institutos, centros de formación profesional, academias, gestionan expedientes de alumnos, profesores, nóminas, notas, proveedores. Muchas veces sus trabajadores se ven desbordados con tanta información y temen perder documentos importantes además del tiempo y personal que necesitan para gestionarlos.
- Otros sectores como asesorías, administraciones públicas, administradores de fincas… se benefician de las grandes ventajas de la gestión documental y la digitalización.
Identifica las necesidades de tu empresa
A la hora de plantear un cambio o mejora en la empresa, es importante conocer a la perfección cuáles son tus objetivos a corto, medio y largo plazo, así como las necesidades para alcanzarlos en el menor tiempo posible.
Tomar una decisión precipitada sin saber exactamente qué problemas va a resolver el programa de gestión documental elegido no es el mejor camino que debes seguir.
¿Cuánto tiempo emplea un trabajador al día en buscar un documento, en enviar un correo a un cliente o en transferir información a otro departamento?, ¿Cuál es el coste real de contar con 3 personas en el departamento de administración?, ¿Cuántos documentos de media necesitas almacenar por cliente?
El proveedor del software elegido debe ser capaz de identificar cuáles son las necesidades reales de tu empresa, si su programa se adapta a ellas y qué beneficios concretos podrás obtener una vez implementado el proceso.
Hay muchos programas de gestión documental y aunque puedan parecer muy similares a simple vista, no todos reúnen las mismas condiciones ni se adaptan a todas las necesidades por igual.
Por ello, antes de decidir por uno u otro, tendrás que valorar qué proveedor se implica realmente con tus objetivos y entiende a la perfección los problemas a los que tu empresa se enfrenta por la mala gestión de sus documentos o la ausencia de una digitalización de los mismos.
Solo así, podrá ofrecerte la mejor solución y las opciones más adecuadas a tu caso en concreto, garantizándote el éxito y la rentabilidad de la inversión que vayas a hacer.
No serías el único caso que ante una elección precipitada o errónea no ha sacado todo el potencial a ese salto importante que supone la transformación digital y una correcta gestión documental.
Y no menos importante, saber transmitir al resto de trabajadores la importancia de adaptarse al entorno digital y a una nueva forma de gestionar los documentos que en algunos casos puede suponer para algunos, en especial, los más antiguos en la organización, un problema inicial.
Es importante, ayudarles en esta transición para que sea lo más fácil posible y pronto comprueben los beneficios reales del cambio.
Factores clave antes de elegir el programa de gestión documental
Una vez identificadas tus necesidades tanto por la propia empresa como por los proveedores contactados, es hora de buscar un programa de gestión documental y de digitalización adecuado.
Para ello, debes tener en cuenta otros factores y requisitos que te ayuden a elegir correctamente el programa que más te conviene.
El éxito del programa y de la rentabilidad del software dependerá de algunos puntos que tienes que analizar.
Experiencia del proveedor
El hecho de que el proveedor tenga más experiencia no implica necesariamente más probabilidad de éxito, pero sí el compromiso que este adquiera con tus necesidades.
Involucrarse y prestar atención al funcionamiento de la empresa a la hora de gestionar documentos es una buena señal de que te garantizará los resultados que necesitas.
Costes del servicio y facilidades
El precio del servicio es algo que algunas empresas tienen en cuenta, pero no tiene que ser el motivo principal para decantarse por un proveedor u otro.
Un coste más bajo puede a la larga suponer un gasto innecesario si no cubre realmente tus expectativas y un software que en principio pueda parecer caro puede compensarte en poco tiempo.
Además de eso, ten en cuenta las facilidades de pago que ofrece, con opciones de un pago único o cómodas cuotas mensuales en función del número de usuarios que vaya a acceder al sistema.
Conocimiento de tu actividad o sector
Conocer el sector de tu empresa supone para el proveedor una ventaja a la hora de identificar tus necesidades, incluso aquellas que quizás no habías percibido.
El hecho de tener experiencia en la implementación del software de gestión documental en empresas de tu mismo sector reducirá el tiempo a la hora de ponerlo en marcha. Además, sabrá resolver cualquier problema que pueda surgir y que ya haya solucionado en el pasado.
Opciones de personalización
Dentro de cada sector e incluso perteneciendo al mismo, cada organización tiene sus necesidades. No todas las empresas tienen los mismos beneficios, cuentan con el mismo número de trabajadores, disponen del mismo espacio físico o necesitan gestionar tipos de documentos iguales.
Tu empresa es única y el proveedor debe saber cuáles son las razones por las que has optado por la digitalización o gestión documental y si realmente su sistema va a cumplir tus expectativas o es mejor buscar otra solución.
De esa forma, podrá adaptarse a tus necesidades y ayudarte a configurar el programa con las opciones de personalización adecuadas.
Atención al cliente, formación y soporte
El soporte que ofrece el proveedor no solo durante la implementación, sino durante el tiempo de contratación del servicio en caso de que se haga de forma periódica o atención al cliente posterior a la compra del sistema, es algo que debes tener en cuenta.
Los programas se actualizan y no siempre el departamento de informática, si dispones de él, conoce a fondo el programa para saber adaptarse a los cambios.
La disponibilidad del proveedor, así como la formación ofrecida para la implementación del programa y el éxito en todos los departamentos, es un factor a tener en cuenta.
Compatibilidad con tus equipos
Encontrar el software adecuado no es tan fácil. Además de los requisitos anteriores debes buscar un sistema que compatible con el resto de programas y equipos con los que trabajáis en la empresa.
Lo que en un primer momento puede parecer más económico, en realidad puede implicar costes extra en cambios de equipos que se adapten al nuevo software.
También conviene comprobar que el programa pueda integrarse con otras aplicaciones utilizadas por la empresa, como ERP, CRM o soluciones de facturación, para que la información fluya entre plataformas sin duplicar tareas ni introducir datos manualmente.
Digitalización de documentos
Un programa de gestión documental requiere la digitalización previa de tus documentos para que el sistema pueda acceder a los mismos.
Lo mejor, si aún no has dado ningún paso a la era digital, es que optes por un proveedor que te ofrezca ambos servicios. Una elección adecuada será la que te permita disfrutar al máximo de las grandes ventajas de la gestión documental y la digitalización.
Facilidad de uso e implantación
Un programa de gestión documental debe ser intuitivo y sencillo de utilizar. De poco sirve disponer de un software muy completo si los empleados encuentran dificultades para trabajar con él. Una interfaz clara, una implantación planificada y una curva de aprendizaje reducida facilitarán la adopción del sistema y permitirán obtener antes los beneficios de la inversión.
Soporte técnico y formación
La implantación de un programa de gestión documental no termina cuando el software comienza a funcionar. Es importante contar con un proveedor que ofrezca soporte técnico, mantenimiento y formación para resolver incidencias, adaptar el sistema a nuevas necesidades y aprovechar todas sus funcionalidades a largo plazo. Un buen acompañamiento contribuirá a maximizar el rendimiento de la inversión y facilitará la transformación digital de la empresa.
Las empresas que automatizan y optimizan la gestión de su documentación trabajan más rápido, reducen errores y toman mejores decisiones. La pregunta ya no es si necesitas un programa de gestión documental, sino cuánto tiempo más puedes permitirte seguir sin él. Contacta con nosotros y empieza a transformar la forma en que gestionas la información de tu empresa.
