¿Sufres acumulación de papeles en tu empresa? Una solución eficaz
El director general de las empresas, como máximo responsable de esta, busca la mejora de los servicios que presta en materia de documentación, entre otros. Y no solo eso, también busca conocer a la perfección las necesidades de sus clientes para cubrirlas, adaptarse a los cambios y no perder jamás su objetivo empresarial.
¿Preparado para dirigir tu empresa con éxito?
La realidad de los papeles que se gestan en la empresa
Imagina por un momento tu despacho u oficina desordenada, poca planificación, etc. El resultado, indudablemente, es el de una oficina repleta de papeles, de documentos almacenados en estanterías a las que puede acceder cualquiera.
Las empresas son entes en los que no está todo medido. Independientemente de su tamaño, comienzan a generar información incluso antes de funcionar como tal. Estos documentos son: las estrategias que se van a llevar a cabo, la cultura empresarial, el manual de estilo u otros manuales de funcionamiento de productos o servicios, contratos legales, documentos del registro de la empresa, licencias, planes de negocio, etc.
Estos papeles son de gran importancia para su buen funcionamiento, por lo que deben ser accesibles y estar almacenados de forma segura. En este caso, una estantería abierta al acceso de cualquiera, o incluso sola en un lugar repleto de cajas u otros elementos, no es lo más adecuado.
Y esta es la realidad que se cuece todavía en muchas compañías. ¿Acumulación de papeles en tu oficina? Sigue leyendo…
¿Cuáles son las consecuencias de esta situación?
Cuando hacemos esta pregunta, nos referimos a los efectos que tiene una mala gestión de los documentos para las oficinas. Los directores generales son cada vez más conscientes de este problema porque están viviendo de cerca una actividad que se ha repetido durante años y que ahora se traduce en los siguientes efectos:
- Deterioro de los papeles. Ningún papel es un escudo frente al paso del tiempo, aunque bien es cierto que las condiciones del espacio también influyen en el mantenimiento. La humedad, la luz, la carpeta, la caja o el calor son condiciones que pueden manifestarse sobre los documentos en forma de: desaparición de la tinta, doblados, rotos o arrugados, amarillentos, extraño olor, etc.
- Ocupan demasiado espacio. Cuando estás comenzando tu negocio, quizás este no sea un problema, pero a medida que va pasando el tiempo, las tareas, las relaciones con clientes, los trámites con la gestoría, el intercambio con otras áreas, etc., se van volviendo más y más complejas. Todos estos procesos acarrean contratos, trámites, licencias, propuestas y otros documentos que se van acumulando en cajoneras, archivadores, muebles, sótanos, estanterías…
- Búsqueda de documentos durante horas. Hasta ahora, se han venido creando sistemas de clasificación para facilitar la búsqueda de cualquier documento. Sin embargo, esto ya no es suficiente. Algo está fallando y, como consecuencia, también está cambiando. Ya no se trata de crear sistemas de clasificación, sino que la tecnología ha entrado en escena para proponer softwares de gestión documental que permiten una búsqueda instantánea.
Y como siempre, los directores generales de las compañías pulsan la palanca del cambio cuando toman conciencia de la situación. Cuando la acumulación de papeles rebasa los límites del caos. ¿Estás buscando soluciones eficaces?
Software de gestión documental: una solución a medida para la acumulación de papeles
Son una pieza cada vez más importante. Encaja a la perfección en el puzle de las empresas. Acumulan información día tras día, minuto a minuto, de manera que necesitan gestionarla eficazmente. Tienen mucho en juego. Esa información puede albergar el informe de su último análisis de resultados, la estrategia de su comunicación, o datos económicos y sensibles que no pueden escaparse de sus manos bajo ningún momento. Sin embargo, los sistemas antiguos de almacenamiento presentan demasiadas carencias. Así que, si apuestas por una información organizada y eficiente, ¡QUÉDATE!
Los softwares de gestión documental son una solución a medida para las labores que llevan a cabo las empresas, y el CEO es cada vez más consciente de su influencia en la productividad.
Mejora del flujo de trabajo, localización central, trabajo colaborativo, control y seguridad de la información. Todo esto y mucho más en los programas de gestión documental de docunecta.com.
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