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Digitalización de Documentos VS Gestión Documental

La digitalización de documentos y gestión documental se confunden con frecuencia siendo dos procesos diferentes aunque complementarios en la mayoría de los casos.

Cuando hablamos de digitalizar nos referimos a convertir-transformar a formato digital o electrónico cualquier documento en formato analógico (papel) sea texto o imagen.

Es por tanto una acción cuyos beneficios son la rentabilidad del espacio físico, la seguridad a la hora de preservar los documentos y la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo sin necesidad de estar en el centro de trabajo.

La gestión documental va un paso más allá y es un proceso posterior a la digitalización y por el cual tiene sentido llevarlo a cabo, aunque puede realizarse por separado. Consiste en proporcionar una serie de herramientas a la empresa que facilitan la búsqueda, archivo y distribución de la información que previamente ha sido digitalizada.

En este caso, se trata no sólo de asegurar el mantenimiento de los documentos a buen recaudo y en formato digital sino también de gestionarlos, clasificarlos y extraerlos de la manera más adecuada ahorrando costes y tiempo.

¿Cómo es el proceso de digitalización de documentos?

El temor de muchas empresas cuando barajan la opción de digitalizar sus documentos es el proceso de cómo se lleva a cabo y la inseguridad que genera a la hora de poner sus archivos en manos ajenas.

Sin embargo, la digitalización se hace de forma sencilla, manteniendo a buen recaudo todos y cada uno de los documentos recogidos.

En Docunecta el proceso pasa por las siguientes fases: 

  • Se recogen los documentos en cualquier punto donde esté ubicada la empresa
  • Tras la recogida, procedemos a eliminar cualquier elemento de unión de los documentos como clips o grapas, extraer de los originales de carpetas, bolsas… y clasificarlos de forma manual si fuera preciso.
  • Digitalización y escaneado de documentos. El proceso de digitalización pasa por la conversión de papel en imágenes electrónicas mediante la utilización de escáneres de media, alta media y alta producción y escáneres de planos. Utilización de VRS® para mejora de la imagen: eliminación de bordes, enderezado de imagen, mejora de contrastes …
  • Reconocimiento óptico. Configuración para realizar tratamiento de imágenes, validaciones sobre imagen y reconocimiento semiestructurado de formatos, caracteres, marcas, códigos de barras…
  • Grabación/verificación. Sistema de grabación inteligente, diseñado para minimizar el número de pulsaciones manuales complementarias, con procesos de doble grabación de campos críticos y control de calidad del 100% de las imágenes mediante la videograbación.
  • Validación. Introducción de reglas específicas, validación contra bases de datos, validación contra información de Host…
  • Exportación de datos e imágenes en formatos estándar (txt, mdb, xml y tiff, pdf…) y explotación web.

Es un proceso transparente, seguro y rápido que garantiza la digitalización completa en el menor tiempo posible.

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Problemas que resuelve la Digitalización

El gran volumen de trabajo y de documentos que gestionan las empresas de cierta envergadura hace que la búsqueda de información que necesitan los empleados de los diferentes departamentos sea tediosa y lenta.

Además del tiempo que se tarda en encontrar la información deseada es necesario un espacio físico en la empresa para custodiar todos los documentos con el consiguiente riesgo de traspapelar los documentos o más grave aún, de pérdida debido por ejemplo a un incendio o una inundación en el edificio.

Todo ello, unido a los elevados costes de mantenimiento, de impresión y de contratación de personal para la realización de tareas administrativas que las empresas deben asumir hace necesaria la digitalización documental.

En resumen ¿Qué beneficios obtendremos de la digitalización?

  • Reducir el tiempo de búsqueda de información
  • Rentabilizar el espacio físico de la empresa
  • Mantener los documentos a buen recaudo, evitando su pérdida ante posibles catástrofes
  • Un correcto archivado de todos los documentos
  • Reducción de costes de mantenimiento, impresión y personal
  • Aumentar la productividad de los empleados de cada departamento

La digitalización documental es una inversión que se rentabiliza desde el primer momento.

Sectores a los que se dirige la digitalización

En determinados sectores, la digitalización es más necesaria debido al gran volumen de documentos con los que trabajan diariamente y a la cantidad de tareas administrativas que llevan a cabo en los diferentes departamentos.

Los sectores que más demandan la digitalización de documentos son el sanitario, logístico, administración de fincas, asesorías y gestorías, despachos de abogados, administraciones públicas, centros educativos y pymes en general que manejen un gran volumen de datos y de archivos en su trabajo diario.

Cada uno de estos sectores se beneficia de las ventajas de la digitalización en sus procesos rutinarios de trabajo:

  • Albarenes, almacén, facturación, departamento comercial, departamento de marketing, logística, gestión de cobros, posventa, presupuestos, facturas, notas de entrega, devoluciones, gestión de incidencias, nota de gastos, tarifas, contratos, especificaciones técnicas, manuales, despecies, etc

En definitiva, independientemente del sector en el que nos movamos la gestión documental y digitalización son dos procesos imprescindibles hoy día para dotar de salud cualquier empresa y asegurar su continuidad y buen funcionamiento.